OFFICE 365 BUSINESS- WDROŻENIE USŁUG DLA FIRM

Kilka słów wstępu

Usługi informatyczne oferowane przez Support Online to m.in. Office 365 dla firm, który od 2021 roku funkcjonuje pod nazwą Microsoft 365. Jako firma informatyczna, dla której outsourcing IT stanowi jeden z ważniejszych punktów oferty zauważamy, iż Office 365 jest jedną z najczęściej wdrażanych usług w ramach szeroko pojętego procesu o nazwie „cyfryzacja firmy”. Jest to narzędzie, które doskonale sprawdzi się zarówno w małej np. 5-cio osobowej organizacji (stąd być może tak duża popularność hasła „Office 365 5 stanowisk”) jak i w przedsiębiorstwie zatrudniającym ponad 1000 pracowników.

Office 365 – krótko i na temat

W języku informatyków Office365 określany jest często jako: chmura dla firm, rozwiązania chmurowe Microsoftu czy po prostu „chmura Office 365”. Ta definicja całkiem trafnie charakteryzuje samą naturę usługi, jednak warto jest tu dodać coś jeszcze, co pozwoli lepiej zrozumieć narzędzia Microsoftu.

Z perspektywy naszych klientów Office 365 to ekosystem zarządzania informacją w firmie tj. miejsce, gdzie dana organizacja przechowuje i organizuje wszystkie swoje emaile, dokumenty i pliki. Na wspomniany ekosystem składa się kilkanaście aplikacji, a część z nich  opiszemy w dalszej części naszej oferty.

Warto pamiętać, że sama usługa Office 365 jest czymś zupełnie rozłącznym z Office dla firm. To drugie określenie jest najczęściej stosowane jako synonim tradycyjnego pakietu biurowego, zawierającego takie programy jak Word czy Excel, które instalowane są na dysku komputera.

Oferta Support Online dla Office 365

Najprostszym sposobem przedstawienia oferty Support Online będzie zaprezentowanie najpopularniejszych aplikacji z pakietu Office 365 wraz z informacją jakie czynności możemy wykonać podczas ich implementacji. Nie każdy o tym wie, lecz wdrożenie Office 365 / Microsoft365 wymaga pracy doświadczonego inżyniera, dla którego doradztwo informatyczne (ang. IT consulting) jest rutynowym obowiązkiem. Prosimy pamiętać, że poniższa lista to tylko najpopularniejsze aplikacje Office 365, pozostałe i naszym zdaniem mniej znaczące postanowiliśmy pominąć.

Exchange Online

Exchange Online to profesjonalna poczta elektroniczna. Bardzo często przedsiębiorcy zaczynają swoją przygodę z Microsoft 365 właśnie od tej aplikacji, gdyż dla większości firm ma ona znaczenie krytyczne, a ponadto lista jej zalet jest wyjątkowo długa:

  • Niezawodność – Support Online jako firma, dla której obsługa informatyczna jest usługą numer 1 i która doskonale zna wszystkie najpopularniejsze systemy poczty elektronicznej może potwierdzić, iż Exchange Online jest tutaj po prostu bezkonkurencyjny;
  • Doskonały filtr antyspamowy – tutaj podobnie, potwierdzamy iż wspomniany filtr jest pierwszej klasy;
  • Synchronizacja na wielu urządzeniach – Twoja poczta jest zawsze pod ręką;
  • Współdzielone kalendarze – szczegół, bez którego trudno się obejść;
  • Wysoki poziom zabezpieczeń – chodzi tutaj zarówno o zabezpieczenie dostępu każdego użytkownika jak zabezpieczenie całego konta firmy.  

Podczas wdrożenia Office365 po stronie Support Online jest przede wszystkim migracja poczty do Office 365, a dokładniej przeniesienie wiadomości elektronicznych z serwerów starego dostawcy do Exchange Online. Większość firm wybiera opcję przeniesienia całej poczty, wówczas „stare” maile będą dostępne w usłudze Office 365 od pierwszego dnia jego działania. Jest to krytyczny proces, gdyż żaden email nie może zginąć, a jednocześnie samo migrowanie poczty nie może zatrzymać pracy firmy i musi zostać przeprowadzone w tle. 

SharePoint Online

SharePoint Online to klasyczne repozytorium plików, z którego korzysta większość firm w celu zapisywania dokumentów. Różna polega na tym, iż dane zapisywane są na serwerach Microsoftu. Usługa nie posiada funkcji, które można by określić mianem rewolucyjnych, lecz po prostu zawiera wszystko to, co jest niezbędne w funkcjonowaniu firmy:

  • Tworzenie drzewa katalogów,
  • Nadawanie uprawnień użytkownikom,
  • Dostęp na urządzeniach mobilnych,
  • Bardzo szybkie wyszukiwanie plików, także dla bardzo rozbudowanych repozytoriów,
  • Możliwość pracy grupowej na tym samym dokumencie,
  • Wersjonowanie i możliwość odtworzenia poprzedniej wersji pliku itd.   

Nie bez znaczenia jest też aspekt ekonomiczny – wielu przedsiębiorców wybiera SharePoint Online dzięki czemu może całkowicie pozbyć się hardware tj. zmigrować swoją firmę do chmury.

Podczas wdrożenia Office 365 / Microsoft 365 po stronie Support Online jest przede wszystkim migracja danych do SharePoint Online. I tutaj również musimy zachować najwyższą staranność, nie może zginąć żaden plik. Ponadto tworzymy samą strukturę katalogów wg projektu klienta, a potem nadajemy stosowne uprawnienia.

Teams

Microsoft Teams przez wielu użytkowników określany jest mianem „zaawansowanego Skype’a”, czyli jako narzędzie do prowadzenia spotkań online i wideokonferencji. To często stosowane uproszczenie, które powoli odchodzi do historii. Wraz ze wzrostem popularności pracy zdalnej Teams coraz częściej staje się narzędziem współpracy zespołowej, a firmy wykorzystują go w wielu aspektach swojej działalności. Obserwując funkcjonowanie tej aplikacji u naszych klientów możemy napisać o trzech nieoczywistych i jednocześnie kluczowych sposobach jej wykorzystania:

1. Prowadzenie i nadzorowanie projektów. Jedną z funkcji Teams-ów jest tworzenie zespołów, w ramach których wybrana grupa użytkowników może prowadzić tablicę ogłoszeń, gdzie zbierane są wszystkie informacje, maile i dokumenty dotyczące danego projektu. Wielką zaletą takiego sposobu organizowania danych jest ich uporządkowanie dzięki czemu bardzo szybko można odnaleźć interesujące nas informacje, co np. w przypadku „szukania po mailach” zajmuje o wiele więcej czasu. Z kolei dla managerów Teams staje się wówczas narzędziem kontroli projektów.

2. Zamiennik poczty elektronicznej. Być może emaile pozostaną z nami jeszcze przez wiele lat jednak ich popularność spada m.in. dzięki Teamsowi. Wbudowany w aplikację komunikator coraz częściej staje się narzędziem szybkiej wymiany informacji między pracownikami, gdyż jest po prostu szybszy i wygodniejszy od poczty elektronicznej.

3. Organizacja dokumentów i plików w firmie. Wiele organizacji wykorzystuje Teams’a jako repozytorium plików. Wynika to przede wszystkim z dostępności funkcji, których pozbawione są klasyczne serwery czy repozytoria plików. Chodzi tu przede wszystkim o:

  • Możliwość chronologicznego układania dokumentów na tablicy ogłoszeń, a także zarządzanie nimi w sposób przypominający bardzo popularne mapy myśli,
  • Wersjonowanie dokumentów,
  • Szybkie i proste udostępnianie plików na zewnątrz organizacji,
  • Prowadzenie dyskusji w formie czatu;

Dla klientów zainteresowanych pracą z Teamsami najczęściej organizujemy szkolenia, gdzie na własnym przykładzie pokazujemy, jak można na nim efektywnie działać. Uważamy, że najlepsza obsługa informatyczna to taka, która bazuje na praktycznym doświadczeniu.

Licencja Office 365 – jaką licencję wybrać? Krótki przewodnik przedsiębiorcy

Usługa Office 365 / Microsoft 365 jest usługą subskrypcyjną, a najczęściej wybierana jest opcja rocznego abonamentu. Dostępnych jest wiele rodzajów licencji, jednak w praktyce większość małych i średnich firm wybiera jedną z trzech n/w licencji. Wszystkie one należą do rodziny Office 365 Business, która obecnie nazywa się Plany Microsoft 365 Business. Warto wspomnieć, iż funkcjonują też Plany dla przedsiębiorstw w usłudze Microsoft 365 jak: Microsoft 365 F1, Microsoft 365 F3, Microsoft 365 E3, Microsoft 365 E5 – są to licencje wykorzystywane najczęściej przez duże korporacje.   

Dla ułatwienia będziemy posługiwać się zarówno starymi jak i nowymi nazwami, wprowadzonymi przez producenta w 2021 roku.

1. Exchange Online P1 lub P2 oraz Kiosk

Licencja ta zwiera tylko jedną aplikację: Exchange Online, czyli dostęp do poczty elektronicznej. Mamy też tutaj dostępną odmianę licencji o nazwie Kiosk, czyli „mocno okrojony” Exchange Online w bardzo atrakcyjnej cenie. Wielu przedsiębiorców wybiera licencję Kiosk dla współpracowników, którym potrzebna jest jedynie skrzynka pocztowa i firmowy adres email.

2. Microsoft 365 Business Basic (dawniej: Office 365 Business Essentials)

Tutaj obok Exchange Online mamy też dostęp do wielu aplikacji, które tak mocno spopularyzowały Office 365 dla firm. Są to m.in. Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive o pojemności 1 TB, przeglądarkowe wersje programów: Word, Excel, PowerPoint.

3. Microsoft 365 Business Standard (dawniej Office 365 Business Premium)

Licencja ta zawiera wszystkie aplikacje dostępne dla Microsoft 365 Business Basic, a także pozwala zainstalować aplikacje pakietu Office na urządzeniu, czyli w praktyce jest to klasyczny pakiet biurowy zawierający Word, Excel czy Power Point.

W rodzinie Planów Microsoft 365 Business mamy też dwie inne licencje: Microsoft 365 Apps for Business i Microsoft 365 Business Premium, których popularność jest znacznie mniejsza niż w/w trzy główne plany.

Dlaczego warto wybrać Support Online? Zapewniamy:

  • Sprawne wdrożenie usługi Office 365 / Microsoft 365, którą uruchomiliśmy w ponad 200 firmach, wśród których są spółki giełdowe oraz międzynarodowe korporacje;
  • Migrację maili do Exchange Online wraz z gwarancją, iż żadna wiadomość nie ma prawa zaginać;
  • Integrację Microsoft (Office) 365 z usługą Active Directory;
  • Wsparcie IT zarówno podczas projektowania jak i uruchomienia aplikacji z rodziny Office 365 dla przedsiębiorstw. Pomogliśmy wielu podmiotom odpowiedzieć na pytanie czy chmura dla firm jest właściwym dla nich rozwiązaniem;
  • Doradztwo przy wyborze najlepszych narzędzi do kopii zapasowej danych z Office 365 (jedna z naszych spółek specjalizuje się w problematyce „backup Office 365”). Chodzi tu przede wszystkim o systematyczne tworzenie kopii zapasowych danych pakietu Microsoft 365 w tym dla Exchange Online, SharePoint, Onedrive dla Firm i Microsoft Teams. Często wybieranymi rozwiązaniami są: Veeam Backup Office 365  (Veeam Backup Microsoft 365) i Nakivo Backup for Microsoft 365;
  • Usługę Helpdesk, dzięki której można przyśpieszyć rozwiązywanie problemów związanych z chmurą Microsoft-u, jakie występują w pierwszych tygodniach jej funkcjonowania;
  • Zarządzanie Office 365 / Microsoft 365. Obecnie prowadzimy obsługę chmury Microsoftu w ponad 100 firmach w ramach kompleksowej obsługi informatycznej (outsourcing IT). Administrowanie Office 365 jest wiodącą specjalizacją wielu naszych inżynierów;
  • Konsultacje jak najlepiej zadbać o bezpieczeństwo danych zgromadzonych w usłudze Microsoft 365 (niestety rozwiązania chmurowe mają to do siebie, iż są one o wiele bardziej narażone na ataki hackerów). Mamy duże doświadczenie w takich zagadnieniach jak: uwierzytelnianie wieloskładnikowe (ang. Multi-Factor Authentication, często skrótowo nazywane jako MFA Microsoft), uruchamianie i wdrażanie zabezpieczeń w dużych organizacjach itd.;
  • Zapewniamy licencje w konkurencyjnych cenach;

Jeżeli jesteś zainteresowany takimi tematami jak: wdrożenie Office 365, migracja do Office 365, wdrożenie Exchange Online, administracja Office 365  czy backup Office 365 lub chcesz po prostu dowiedzieć się więcej czy chmura Microsoft jest odpowiednim dla Twojej firmy rozwiązaniem to zapraszamy do kontaktu z Support Online.