Dlaczego podpisy email to więcej niż wizytówka? Stopki mailowe stały się globalnym standardem zarówno w dużych organizacjach jak i niewielkich firmach. Mają bezpośredni wpływ na wizerunek firmy, który budujemy w oczach klientów. Służą jako wizytówka firmy oraz konkretnego pracownika, zawierając kluczowe dane takie jak adres mailowy, numer telefonu, czy firmowe social media. W czasach, gdy większość rozmów służbowych odbywa się przez pocztę elektroniczną, profesjonalna komunikacja jest kluczowa w postrzeganiu marki.
Pozostaje pytanie – jak sprawić, aby każdy email wpływał pozytywnie na wizerunek firmy?
Problem niespójnych stopek mailowych
Tradycyjne programy do obsługi poczty, np. Outlook, pozwalają na ustawienie stopki mailowej lokalnie przez użytkownika końcowego, czyli indywidualnie przez każdego pracownika. Przypuśćmy więc hipotetyczną sytuację, w której Twoja firma wprowadza nowy produkt i chciałaby zamieścić graficzną informację o nim w stopkach pracowników. Problem jest oczywisty – zsynchronizowanie zmian u wszystkich pracowników jednocześnie, graniczy z niemożliwością. Do tego jeszcze weryfikacja czy każdy poprawnie wprowadził zmiany w stopce – szczególnie w organizacjach z dużą liczbą pracowników jest niemal niewykonalna.
I właśnie na ten problem odpowiada CodeTwo.
Czym jest CodeTwo Email Signatures?
Email Signatures od CodeTwo to usługa chmurowa do automatycznego zarządzania podpisami mailowymi. Oferuje też autorespondery i możliwość włączania ankiet marketingowych w stopkach. Umożliwia centralne zarządzanie stopkami zamiast ręcznej konfiguracji na każdym urządzeniu. Usługa jest bardzo blisko zintegrowana z Microsoft 365. Współpracuje z Outlook w wersji desktopowej, mobilnej, webowej, a także z innymi programami do obsługi poczty elektronicznej.
Jak działa technologia CodeTwo?
Usługa ma 3 podstawowe tryby działania. Każdy z nich ma swoje wady i zalety, a dobór odpowiedniego trybu zależy od indywidualnych potrzeb klienta.
Tryb chmurowy (server-side)
- Działa zarówno z programem Outlook, Thunderbird, jak i Spark. Podpis mailowy dodawany jest „w locie” – wiadomość przechodzi przez chmurę CodeTwo, gdzie do oryginalnej wiadomości dołączana jest stopka. Dzięki dodatkowi CodeTwo użytkownicy mogą jednak wcześniej zobaczyć, jak ich stopka będzie wyglądała.
- Nie wymaga instalacji dodatku, jeśli funkcja poglądu stopki nie jest potrzebna.
- Umożliwia korzystanie z funkcji autorespondera.
Tryb Outlook (client-side)
- Działa jedynie z Outlookiem w wersji na urządzenia mobilne, desktopy oraz przeglądarkowej.
- Podpis dodawany jest bezpośrednio do wiadomości, użytkownik widzi go w czasie rzeczywistym.
- Wymaga instalacji dodatku CodeTwo, ale proces ten jest w pełni zautomatyzowany.
- Nie daje możliwości korzystania z funkcji autorespondera.
Tryb mieszany (Combo)
- Działa zarówno z programem Outlook, Thunderbird, jak i Spark. CodeTwo identyfikuje, z jakiego programu została wysłana wiadomość. Jeśli jest to Outlook dodaje stopkę w trybie client-side, jeśli jest to inny program pocztowy, dodaje stopki w trybie server-side.
- Wymaga instalacji dodatku CodeTwo, ale proces ten jest w pełni zautomatyzowany.
- Umożliwia korzystanie z funkcji autorespondera.
Bezpieczeństwo rozwiązania
Usługa CodeTwo jest pierwszym certyfikowanym przez Microsoft rozwiązaniem do automatyzacji stopek mailowych. Możemy mieć pewność, że jest to bezpieczne rozwiązanie, co potwierdzają:
- Certyfikacja ISO/IEC 27001 & 27018 zapewniająca zgodność z normami bezpieczeństwa informacji.
- Hosting usługi na serwerach Microsoft Azure. Podczas konfiguracji aplikacji istnieje także możliwość wybrania regionu, w którym hostowany będzie tenant CodeTwo. Ułatwia to zapewnienie zgodności z prawnymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
- Szyfrowanie przetwarzanych danych za pomocą najnowszych technologii. CodeTwo nie przechowuje także żadnej kopii wiadomości, które są przesyłane przez ich serwery.
Kluczowe zalety dla biznesu
Oszczędność czasu oraz kosztów
- Automatyzacja eliminuje konieczność dodatkowego angażowania czasu pracowników.
- Mniej interakcji użytkownika końcowego zmniejsza ryzyko problemów i odciąża dział IT.
Spójność marki
- Masz pewność, że każdy email wygląda profesjonalnie i zgodnie z wizerunkiem firmy.
- Dane kontaktowe, jak np. numer telefonu są aktualizowane automatycznie z katalogu Microsoft 365. Nie ma więc ryzyka, że są niepoprawne.
- Unikasz błędów oraz przestarzałych informacji.
Marketing w każdej wiadomości – to świetne narzędzie dla marketerów:
- Daje możliwość umieszczania w stopkach banerów promocyjnych bądź innych elementów kampanii marketingowych. Zyskujemy dodatkowy kanał komunikacji i mamy pewność, że przekaz trafi do każdego klienta, z którym komunikujemy się mailowo. Nie obciążamy przy tym pracowników dodatkowymi zadaniami i jednocześnie mamy gwarancję, że kampania u każdego jest wdrożona poprawnie.
- Posiada funkcję umieszczania ankiety satysfakcji klientów wbudowanej w każdą stopkę. Ze względu na coraz większe obciążenie czasem w pracy, pozyskiwanie opinii od klientów jest coraz trudniejsze. Dzięki tej funkcji klienci mogą ocenić naszą usługę lub produkt jednym kliknięciem, bez konieczności wypełniania długich formularzy. Ankieta nie stanowi kolejnego maila, który klient otrzymał tego dnia i kolejnej czynności do wykonania – co niestety działa zniechęcająco. Przez CodeTwo Klient od razu daje feedback, niejako „przy okazji” odpowiadania na wiadomość.
Podsumowanie
CodeTwo Email Signatures to wiodące narzędzie do zarządzania podpisami mailowymi z całodobowym wsparciem technicznym. Dzięki 14-dniowemu okresowi próbnemu możesz przetestować wszystkie funkcje i przekonać się, jak łatwo usprawnić komunikację w firmie. Wdrażamy to narzędzie u naszych klientów i spotykamy się z bardzo ogromną satysfakcją. Code Two to prosta automatyzacja, ale dająca mnóstwo korzyści dla wszystkich działów firmy, od IT, po Compliance i Marketing. Każdemu pracownikowi pozwala zaoszczędzić czas i eliminuje ryzyko błędów.
Jeśli masz pytania dotyczące CodeTwo Email Signatures, bądź wsparcia IT dla Twojej firmy czy kompleksowej obsługi IT, skontaktuj się z nami. Odpowiemy na Twoje pytania, pomożemy wybrać najlepsze rozwiązania odpowiadające na potrzeby Twojej organizacji.
Dawid Młynarski - Konsultant IT
