Rewolucja w zarządzaniu podpisami mailowymi – jak CodeTwo Email Signatures zmienia firmową komunikację.
Dlaczego podpisy email to więcej niż wizytówka? Stopki mailowe stały się globalnym standardem zarówno w dużych organizacjach jak i niewielkich firmach. Mają bezpośredni wpływ na wizerunek firmy, który budujemy w oczach klientów. Służą jako wizytówka firmy oraz konkretnego pracownika, zawierając kluczowe dane takie jak adres mailowy, numer telefonu, czy firmowe social media. W czasach, gdy większość rozmów służbowych odbywa się przez pocztę elektroniczną, profesjonalna komunikacja jest kluczowa w postrzeganiu marki.
Dlaczego podpisy email to więcej niż wizytówka? Stopki mailowe stały się globalnym standardem zarówno w dużych organizacjach jak i niewielkich firmach. Mają bezpośredni wpływ na wizerunek firmy, który budujemy w oczach klientów. Służą jako wizytówka firmy oraz konkretnego pracownika, zawierając kluczowe dane takie jak adres mailowy, numer telefonu, czy firmowe social media. W czasach, gdy większość rozmów służbowych odbywa się przez pocztę elektroniczną, profesjonalna komunikacja jest kluczowa w postrzeganiu marki.
Pozostaje pytanie – jak sprawić, aby każdy email wpływał pozytywnie na wizerunek firmy?
Problem niespójnych stopek mailowych
Tradycyjne programy do obsługi poczty, np. Outlook, pozwalają na ustawienie stopki mailowej lokalnie przez użytkownika końcowego, czyli indywidualnie przez każdego pracownika. Przypuśćmy więc hipotetyczną sytuację, w której Twoja firma wprowadza nowy produkt i chciałaby zamieścić graficzną informację o nim w stopkach pracowników. Problem jest oczywisty – zsynchronizowanie zmian u wszystkich pracowników jednocześnie, graniczy z niemożliwością. Do tego jeszcze weryfikacja czy każdy poprawnie wprowadził zmiany w stopce – szczególnie w organizacjach z dużą liczbą pracowników jest niemal niewykonalna.
I właśnie na ten problem odpowiada CodeTwo.
Czym jest CodeTwo Email Signatures?
Email Signatures od CodeTwo to usługa chmurowa do automatycznego zarządzania podpisami mailowymi. Oferuje też autorespondery i możliwość włączania ankiet marketingowych w stopkach. Umożliwia centralne zarządzanie stopkami zamiast ręcznej konfiguracji na każdym urządzeniu. Usługa jest bardzo blisko zintegrowana z Microsoft 365. Współpracuje z Outlook w wersji desktopowej, mobilnej, webowej, a także z innymi programami do obsługi poczty elektronicznej.
Jak działa technologia CodeTwo?
Usługa ma 3 podstawowe tryby działania. Każdy z nich ma swoje wady i zalety, a dobór odpowiedniego trybu zależy od indywidualnych potrzeb klienta.
Tryb chmurowy (server-side)
- Działa zarówno z programem Outlook, Thunderbird, jak i Spark. Podpis mailowy dodawany jest „w locie” – wiadomość przechodzi przez chmurę CodeTwo, gdzie do oryginalnej wiadomości dołączana jest stopka. Dzięki dodatkowi CodeTwo użytkownicy mogą jednak wcześniej zobaczyć, jak ich stopka będzie wyglądała.
- Nie wymaga instalacji dodatku, jeśli funkcja poglądu stopki nie jest potrzebna.
- Umożliwia korzystanie z funkcji autorespondera.
Tryb Outlook (client-side)
- Działa jedynie z Outlookiem w wersji na urządzenia mobilne, desktopy oraz przeglądarkowej.
- Podpis dodawany jest bezpośrednio do wiadomości, użytkownik widzi go w czasie rzeczywistym.
- Wymaga instalacji dodatku CodeTwo, ale proces ten jest w pełni zautomatyzowany.
- Nie daje możliwości korzystania z funkcji autorespondera.
Tryb mieszany (Combo)
- Działa zarówno z programem Outlook, Thunderbird, jak i Spark. CodeTwo identyfikuje, z jakiego programu została wysłana wiadomość. Jeśli jest to Outlook dodaje stopkę w trybie client-side, jeśli jest to inny program pocztowy, dodaje stopki w trybie server-side.
- Wymaga instalacji dodatku CodeTwo, ale proces ten jest w pełni zautomatyzowany.
- Umożliwia korzystanie z funkcji autorespondera.
Bezpieczeństwo rozwiązania
Usługa CodeTwo jest pierwszym certyfikowanym przez Microsoft rozwiązaniem do automatyzacji stopek mailowych. Możemy mieć pewność, że jest to bezpieczne rozwiązanie, co potwierdzają:
- Certyfikacja ISO/IEC 27001 & 27018 zapewniająca zgodność z normami bezpieczeństwa informacji.
- Hosting usługi na serwerach Microsoft Azure. Podczas konfiguracji aplikacji istnieje także możliwość wybrania regionu, w którym hostowany będzie tenant CodeTwo. Ułatwia to zapewnienie zgodności z prawnymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
- Szyfrowanie przetwarzanych danych za pomocą najnowszych technologii. CodeTwo nie przechowuje także żadnej kopii wiadomości, które są przesyłane przez ich serwery.
Kluczowe zalety dla biznesu
Oszczędność czasu oraz kosztów
- Automatyzacja eliminuje konieczność dodatkowego angażowania czasu pracowników.
- Mniej interakcji użytkownika końcowego zmniejsza ryzyko problemów i odciąża dział IT.
Spójność marki
- Masz pewność, że każdy email wygląda profesjonalnie i zgodnie z wizerunkiem firmy.
- Dane kontaktowe, jak np. numer telefonu są aktualizowane automatycznie z katalogu Microsoft 365. Nie ma więc ryzyka, że są niepoprawne.
- Unikasz błędów oraz przestarzałych informacji.
Marketing w każdej wiadomości – to świetne narzędzie dla marketerów:
- Daje możliwość umieszczania w stopkach banerów promocyjnych bądź innych elementów kampanii marketingowych. Zyskujemy dodatkowy kanał komunikacji i mamy pewność, że przekaz trafi do każdego klienta, z którym komunikujemy się mailowo. Nie obciążamy przy tym pracowników dodatkowymi zadaniami i jednocześnie mamy gwarancję, że kampania u każdego jest wdrożona poprawnie.
- Posiada funkcję umieszczania ankiety satysfakcji klientów wbudowanej w każdą stopkę. Ze względu na coraz większe obciążenie czasem w pracy, pozyskiwanie opinii od klientów jest coraz trudniejsze. Dzięki tej funkcji klienci mogą ocenić naszą usługę lub produkt jednym kliknięciem, bez konieczności wypełniania długich formularzy. Ankieta nie stanowi kolejnego maila, który klient otrzymał tego dnia i kolejnej czynności do wykonania – co niestety działa zniechęcająco. Przez CodeTwo Klient od razu daje feedback, niejako „przy okazji” odpowiadania na wiadomość.
Podsumowanie
CodeTwo Email Signatures to wiodące narzędzie do zarządzania podpisami mailowymi z całodobowym wsparciem technicznym. Dzięki 14-dniowemu okresowi próbnemu możesz przetestować wszystkie funkcje i przekonać się, jak łatwo usprawnić komunikację w firmie. Wdrażamy to narzędzie u naszych klientów i spotykamy się z bardzo ogromną satysfakcją. Code Two to prosta automatyzacja, ale dająca mnóstwo korzyści dla wszystkich działów firmy, od IT, po Compliance i Marketing. Każdemu pracownikowi pozwala zaoszczędzić czas i eliminuje ryzyko błędów.
Jeśli masz pytania dotyczące CodeTwo Email Signatures, bądź wsparcia IT dla Twojej firmy czy kompleksowej obsługi IT, skontaktuj się z nami. Odpowiemy na Twoje pytania, pomożemy wybrać najlepsze rozwiązania odpowiadające na potrzeby Twojej organizacji.
nasze
wsparcie.
się z nami
W jakich technologiach IT pracujemy w Support Online?
Kiedy warto skorzystać z firmy informatycznej (IT)?
Czemu warto wynająć firmę informatyczną, a nie informatyka freelancer'a?
Jakie są zalety współpracy z naszą firmą IT Support Online?
Firma IT, czyli firma informatyczna, zajmuje się szeroko pojętymi technologiami informacyjnymi. Obejmuje to między innymi:
- Projektowanie i tworzenie oprogramowania: Firma IT może tworzyć aplikacje na zamówienie dla innych firm lub produkty oprogramowania dla masowego rynku. W zależności od specjalizacji mogą to być aplikacje mobilne, aplikacje desktopowe, aplikacje webowe czy systemy wbudowane.
- Usługi konsultingowe: Firma IT często dostarcza ekspertów w celu doradztwa w zakresie wdrażania nowych technologii, optymalizacji procesów biznesowych czy też wyboru odpowiednich rozwiązań technologicznych.
- Rozwiązania chmurowe: Wiele firm IT specjalizuje się w wdrażaniu i zarządzaniu rozwiązaniami w chmurze, takimi jak przechowywanie danych, hosting aplikacji czy platformy do analizy danych.
- Bezpieczeństwo informatyczne: Ochrona przed cyberatakami, audyt bezpieczeństwa, wdrażanie polityk bezpieczeństwa oraz monitorowanie sieci to tylko niektóre z zadań firm IT w tej dziedzinie.
- Zarządzanie infrastrukturą IT: W tym zakresie firma może zajmować się zarządzaniem serwerami, bazami danych, sieciami czy urządzeniami końcowymi użytkowników.
- Wsparcie techniczne i serwis: Firma IT może dostarczać wsparcie dla swoich produktów lub ogólnie wsparcie IT dla innych firm, zarządzając ich technologią na co dzień.
- Szkolenia: Wielu dostawców technologii informacyjnych oferuje również szkolenia w zakresie korzystania z oprogramowania czy bezpiecznego korzystania z technologii.
- Rozwiązania hardware: Niektóre firmy IT mogą także zajmować się dostarczaniem i konfiguracją sprzętu komputerowego, serwerowego czy sieciowego.
W zależności od specjalizacji i wielkości, firma IT może oferować jedno, kilka lub wszystkie z powyższych rozwiązań. Ważne jest, aby przy wyborze dostawcy dokładnie zrozumieć zakres ich usług i dopasować je do indywidualnych potrzeb.
W Support Online od lat wspieramy firmy w
- kompleksowym wsparciu użytkowników (zarówno na miejscu jak również zdalnie),
- obsługujemy komputery, telefony, tablety oraz problemy sieciowe z nimi związane,
- specjalizujemy się w administracji serwerami: Windows, Linux/Unix,
- obsługujemy wirtualizatory takie jak: KVM, Hyper-V, VMWare czy Proxmox,
- obsługujemy serwisy chmurowe w szczególności rozwiązania: Azure, Microsoft 365 oraz AWS,
- monitorujemy serwery oraz urządzenia w sieci internetowej,
- konsultujemy rozwój, DRP oraz wspieramy stabliność przedsiębiorstwa w warstwie informatycznej,
Jeśli szukasz dobrej firmy informatycznej to myślmy, że Support Online to dobre miejsce dla rozwoju Twojego biznesu.
Warto skorzystać z firmy informatycznej (IT) taka jak Support Online gdy:
- Planujesz wdrażać nowe technologie lub oprogramowanie w swojej firmie.
- Potrzebujesz specjalistycznego doradztwa w zakresie technologii.
- Chcesz zoptymalizować istniejące procesy informatyczne.
- Zmagasz się z problemami bezpieczeństwa cyfrowego.
- Potrzebujesz wsparcia w zarządzaniu infrastrukturą IT.
- Brakuje Ci wewnętrznych zasobów lub kompetencji do realizacji pewnych projektów technologicznych.
Korzystanie z ekspertów zewnętrznych IT może przynieść korzyści w postaci oszczędności czasu, zasobów oraz zapewnienia wysokiej jakości rozwiązań.
Wynajęcie firmy informatycznej takiej jak Support Online w porównaniu z freelancerem IT oferuje kilka kluczowych korzyści:
- Wsparcie całego zespołu: Firma informatyczna IT dysponuje pełnym zespołem specjalistów od DevOps, Cyber Security Specialist po Helpdesk IT Specialist, którzy posiadają różnorodne umiejętności i doświadczenie, umożliwiając szybsze rozwiązanie problemów i realizację bardziej złożonych projektów.
- Wiarygodność i stabilność: Firmy IT mają ustaloną reputację i historię, co może przekładać się na większą pewność i stabilność usług.
- Utrzymanie i wsparcie: Firma informatyczna może oferować umowy serwisowe, gwarancje i wsparcie posprzedażowe, które mogą być trudniejsze do uzyskania od indywidualnego freelancera.
- Zasoby: Firmy mają dostęp do większej ilości zasobów, narzędzi i technologii, które mogą przyspieszyć i ulepszyć realizację projektu.
- Dłuższa dostępność: Ryzyko zniknięcia freelancera lub zmiany zawodu jest większe niż ryzyko likwidacji stabilnej firmy.
Jednakże warto zaznaczyć, że wybór pomiędzy firmą a freelancerem zależy od konkretnych potrzeb i sytuacji. Jeśli cenisz sobie spokój i szybką reakcję na niespodziewane problemy warto postawić na firmę IT taką jak Support Online.
Współpraca z firmą IT Support Online oferuje następujące zalety:
- Profesjonalny outsourcing IT: Firma gwarantuje wysoką jakość świadczonych usług w zakresie outsourcingu IT dla przedsiębiorstw różnej wielkości.
- Kompleksowe wsparcie informatyczne: IT Support Online dostarcza wszechstronne wsparcie informatyczne, które odpowiada na różne potrzeby przedsiębiorstw.
- Oszczędność czasu i pieniędzy: Dzięki wsparciu firmy, klient może skoncentrować się na swoich głównych działaniach biznesowych, jednocześnie redukując koszty związane z zarządzaniem technologią informacyjną.
- Obsługa różnorodnych firm: Firma specjalizuje się w obsłudze zarówno małych i średnich przedsiębiorstw, jak i dużych korporacji, co świadczy o jej elastyczności i zdolności dostosowywania się do różnorodnych wymagań klientów.
- Lider w obszarze outsourcingu IT: Firma jest uznawana za lidera w dziedzinie outsourcingu IT, zwłaszcza w regionie Poznania i Warszawy.
Współpracując z naszą firmą IT Support Online, przedsiębiorstwa mogą liczyć na wysoki standard obsługi oraz profesjonalizm na każdym etapie współpracy.
