Wdrożenie repozytorium dokumentów w Sharepoint Online
W jednym z wcześniejszych artykułów w ramach bloga Support Online zostały przedstawione pokrótce możliwości całego pakietu Microsoft. Przyszedł czas na konkretne rozwiązania, na które często decydują się nasi klienci. W dzisiejszym artykule chcemy zademonstrować w jaki sposób utworzyć repozytorium plików dla firmy przy użyciu usługi Sharepoint Online.
Sharepoint jest zbiorem aplikacji webowych. Jego struktura opiera się na witrynach, w których implementuje się konkretne obiekty lub aplikacje. W przypadku repozytorium dokumentów będą to biblioteki dokumentów, które są odpowiedzialne za przechowywanie plików.
Sharepoint Online (źródło https://www.microsoft.com)
Projektowania struktury repozytorium należy zacząć od ustalenia ilości potrzebnych witryn oraz przyznanych dla nich uprawnień dostępowych. Podobnie jak w przypadku zwykłego serwera plików trzeba określić, ile potrzeba katalogów i komu nadać do nich dostęp. Należy pamiętać, aby nie komplikować struktury i utworzyć ją w miarę płaską. Najłatwiej przyjąć zasadę tworzenia witryn dla zasobów, dla których potrzebujesz różnych uprawnień. Jeżeli chodzi o przestrzeń, mamy do dyspozycji 2 TB danych.
Podczas tworzenia witryny są do wyboru dwie możliwości:
- Witryna zespołu
- Witryna do komunikacji
Tworzenie witryny w Sharepoint Online
Wybierając pierwszy rodzaj witryny, oprócz niej samej, utworzysz grupę usługi Microsoft 365. Będziesz miał możliwość korzystania ze składowych usług pakietu: Exchange, Planner, Teams i innych. Dodatkowo można zintegrować wszystkie te narzędzia na swojej witrynie.
Witryna do komunikacji pozwala na utworzenie strony informacyjnej dla przedsiębiorstwa. Ten właśnie rodzaj idealnie nada się na utworzenie zbioru dedykowanego do obsługi plików.
Do zaprojektowania repozytorium należy stworzyć kilka witryn. Pierwszą będzie witryna główna, na której umieścisz linki do innych witryn zawierających określone dokumenty. Reszta witryn będzie odpowiedzialna za bezpośrednie przechowywanie dokumentów.
Tworzenie witryny w Sharepoint Online
Kiedy witryna jest już utworzona, należy dostosować jej wygląd i zawarte treści tak, aby było to czytelne i przejrzyste dla użytkowników. Dla każdej z witryn jest możliwość wprowadzenia przeróżnych ustawień. Od zmiany tytułu czy kolorystyki do zaawansowanych opcji związanych z wyszukiwaniem lub zmianą widoku wyświetlanych elementów. Świetnie sprawdza się również edytor witryny. Dzięki niemu w prosty sposób jesteś w stanie dodawać do niej różne sekcje i elementy. Dowolnie modyfikować można również paski menu poprzez dodawanie czy usuwanie elementów.
Proces projektowania witryny informacyjnej w Sharepoint Online
Idealnym składnikiem witryny, który będzie przydatny do utworzenia odnośników dla innych witryn z dokumentami jest składnik „Web Part” o nazwie Szybkie Linki. Dzięki niemu można tak naprawdę umieścić na budowanej witrynie różne odnośniki. Nie muszą być to wyłącznie elementy z obrębu naszego tenantu Microsoft, ale i źródła zewnętrzne. W tym przypadku należy umieścić na nim linki do witryn zawierających pliki, np. Marketing, Zarząd.
Składnik Web Part - Szybkie Linki
Po utworzeniu strony głównej, można zająć się konfiguracją witryn odpowiedzialnych za przetrzymywanie plików. Każda witryna w domyśle ma dodaną bibliotekę dokumentów. Należy dostosować widok strony w taki sposób, aby po jej wczytaniu pliki były widoczne dla użytkownika. W tym celu możesz dodać do sekcji głównej witryny składnik – Biblioteka Dokumentów.
Składnik Web Part - Biblioteka dokumentów
Kolejnym ważnym etapem jest zdefiniowanie uprawnień dla witryn. Bez tego użytkownicy nie będą mieli możliwości wejścia na nie. Uprawnienia dla witryn podzielone są domyślnie na trzy grupy:
- Właściciele – użytkownicy, którzy mają pełne możliwości na witrynie, począwszy od projektowania poprzez zmianę treści oraz konfigurację i zmianę uprawnień.
- Członkowie – użytkownicy, którzy mogą edytować elementy umieszczone na witrynie.
- Odwiedzający – osoby, które mają wyłącznie podgląd elementów witryny bez możliwości ich edycji.
Nadawanie uprawnień dla witryn
Na tej podstawie trzeba wybrać, kto będzie mógł zapisywać czy edytować pliki na udostępnionej witrynie, a kto jedynie je odczytywać.
Ważnym elementem jest określenie czy użytkownicy mogą udostępniać zasoby z witryn innym. Jest możliwość udostępnienia pliku osobie, która nie ma dostępu do witryny. Do tego konieczne jest ustalenie, kto będzie zatwierdzał takie żądania dostępu.
Definiowanie uprawnień udostępniania
W naszym omawianym przypadku konieczne jest dodanie uprawnień do odczytu wszystkim użytkownikom przedsiębiorstwa do witryny informacyjnej z linkami oraz zdefiniowanie uprawnień odczyt/zapis dla witryn Zarząd i Marketing.
Teraz można przystąpić do uzupełniania zaprojektowanej biblioteki w pliki. Jeśli jesteś osobą odpowiedzialną za migrację plików z lokalnego serwera, możesz użyć prostego, ale bardzo sprytnego narzędzia o nazwie Sharepoint Migration Tool. Jest to program, dzięki któremu można skopiować pliki z katalogu na serwerze lokalnym do wyznaczonej biblioteki na Sharepoint. Poprzez wybór tego rozwiązania, automatyzujemy proces migracji i nie musimy ręcznie przegrywać plików.
Sharepoint Migration Tool
Wszystkie wykonane czynności dają nam kompletne rozwiązanie, które możemy przedstawić użytkownikom. Podczas edycji plików jest możliwość wspólnej pracy wielu osób na dokumentach MS Office. Świetnie spisuje się to podczas prezentacji. Dodatkowo Sharepoint i biblioteki dokumentów pozwalają na uruchomienie synchronizacji plików na stacje robocze za pomocą programu OneDrive.
Synchronizacja plików przez OneDrive
Dzięki temu rozwiązaniu użytkownicy mogą odtwarzać i modyfikować pliki bezpośrednio na swoich komputerach. Każda zmiana synchronizowana zostaje bezpośrednio do chmury.
Świetnym funkcjonalnością, o której należy wspomnieć jest wersjonowanie plików. Takiego rozwiązania brakuje na popularnie używanej usłudze udostępniania plików w środowiskach lokalnych. Z tego również powodu wiele firm decyduje się na migrację swoich zasobów do Sharepoint.
Wersjonowanie plików w Sharepoint Online
Tak w dużym skrócie wygląda proces wdrażania prostego repozytorium dokumentów opartego o struktury Sharepoint Online. Uruchomienie takiej usługi jest naprawdę wygodne dla wielu branż. Użytkownicy zadowoleni są głównie z możliwości dostępu do plików z każdego urządzenia i dowolnego miejsca. Nie ma konieczności pobytu w firmie i stosowania technologii VPN w dostępie do zasobów. Można uzyskać dostęp do plików również z urządzeń mobilnych takich jak telefon czy tablet. Aby podnieść bezpieczeństwo danych, warto uruchomić uwierzytelnianie wieloskładnikowe. Niewątpliwie, takie wykorzystanie Sharepointa wprowadza dużą elastyczność w zarządzaniu plikami firmy.
Support Online to firma informatyczna oferująca szeroki zakres usług informatycznych dla firm. Głównym punktem naszej oferty jest kompleksowy outsourcing IT, natomiast oferujemy także indywidualnie dobrane usługi dla klientów np. administracja serwerami czy helpdesk.
Jeśli potrzebujesz wsparcia przy Office 365 - wdrożenie, administracja, zaprojektowanie środowiska to zgłoś się do nas! Czekamy na kontakt.
nasze
wsparcie.
się z nami
W jakich technologiach IT pracujemy w Support Online?
Kiedy warto skorzystać z firmy informatycznej (IT)?
Czemu warto wynająć firmę informatyczną, a nie informatyka freelancer'a?
Jakie są zalety współpracy z naszą firmą IT Support Online?
Firma IT, czyli firma informatyczna, zajmuje się szeroko pojętymi technologiami informacyjnymi. Obejmuje to między innymi:
- Projektowanie i tworzenie oprogramowania: Firma IT może tworzyć aplikacje na zamówienie dla innych firm lub produkty oprogramowania dla masowego rynku. W zależności od specjalizacji mogą to być aplikacje mobilne, aplikacje desktopowe, aplikacje webowe czy systemy wbudowane.
- Usługi konsultingowe: Firma IT często dostarcza ekspertów w celu doradztwa w zakresie wdrażania nowych technologii, optymalizacji procesów biznesowych czy też wyboru odpowiednich rozwiązań technologicznych.
- Rozwiązania chmurowe: Wiele firm IT specjalizuje się w wdrażaniu i zarządzaniu rozwiązaniami w chmurze, takimi jak przechowywanie danych, hosting aplikacji czy platformy do analizy danych.
- Bezpieczeństwo informatyczne: Ochrona przed cyberatakami, audyt bezpieczeństwa, wdrażanie polityk bezpieczeństwa oraz monitorowanie sieci to tylko niektóre z zadań firm IT w tej dziedzinie.
- Zarządzanie infrastrukturą IT: W tym zakresie firma może zajmować się zarządzaniem serwerami, bazami danych, sieciami czy urządzeniami końcowymi użytkowników.
- Wsparcie techniczne i serwis: Firma IT może dostarczać wsparcie dla swoich produktów lub ogólnie wsparcie IT dla innych firm, zarządzając ich technologią na co dzień.
- Szkolenia: Wielu dostawców technologii informacyjnych oferuje również szkolenia w zakresie korzystania z oprogramowania czy bezpiecznego korzystania z technologii.
- Rozwiązania hardware: Niektóre firmy IT mogą także zajmować się dostarczaniem i konfiguracją sprzętu komputerowego, serwerowego czy sieciowego.
W zależności od specjalizacji i wielkości, firma IT może oferować jedno, kilka lub wszystkie z powyższych rozwiązań. Ważne jest, aby przy wyborze dostawcy dokładnie zrozumieć zakres ich usług i dopasować je do indywidualnych potrzeb.
W Support Online od lat wspieramy firmy w
- kompleksowym wsparciu użytkowników (zarówno na miejscu jak również zdalnie),
- obsługujemy komputery, telefony, tablety oraz problemy sieciowe z nimi związane,
- specjalizujemy się w administracji serwerami: Windows, Linux/Unix,
- obsługujemy wirtualizatory takie jak: KVM, Hyper-V, VMWare czy Proxmox,
- obsługujemy serwisy chmurowe w szczególności rozwiązania: Azure, Microsoft 365 oraz AWS,
- monitorujemy serwery oraz urządzenia w sieci internetowej,
- konsultujemy rozwój, DRP oraz wspieramy stabliność przedsiębiorstwa w warstwie informatycznej,
Jeśli szukasz dobrej firmy informatycznej to myślmy, że Support Online to dobre miejsce dla rozwoju Twojego biznesu.
Warto skorzystać z firmy informatycznej (IT) taka jak Support Online gdy:
- Planujesz wdrażać nowe technologie lub oprogramowanie w swojej firmie.
- Potrzebujesz specjalistycznego doradztwa w zakresie technologii.
- Chcesz zoptymalizować istniejące procesy informatyczne.
- Zmagasz się z problemami bezpieczeństwa cyfrowego.
- Potrzebujesz wsparcia w zarządzaniu infrastrukturą IT.
- Brakuje Ci wewnętrznych zasobów lub kompetencji do realizacji pewnych projektów technologicznych.
Korzystanie z ekspertów zewnętrznych IT może przynieść korzyści w postaci oszczędności czasu, zasobów oraz zapewnienia wysokiej jakości rozwiązań.
Wynajęcie firmy informatycznej takiej jak Support Online w porównaniu z freelancerem IT oferuje kilka kluczowych korzyści:
- Wsparcie całego zespołu: Firma informatyczna IT dysponuje pełnym zespołem specjalistów od DevOps, Cyber Security Specialist po Helpdesk IT Specialist, którzy posiadają różnorodne umiejętności i doświadczenie, umożliwiając szybsze rozwiązanie problemów i realizację bardziej złożonych projektów.
- Wiarygodność i stabilność: Firmy IT mają ustaloną reputację i historię, co może przekładać się na większą pewność i stabilność usług.
- Utrzymanie i wsparcie: Firma informatyczna może oferować umowy serwisowe, gwarancje i wsparcie posprzedażowe, które mogą być trudniejsze do uzyskania od indywidualnego freelancera.
- Zasoby: Firmy mają dostęp do większej ilości zasobów, narzędzi i technologii, które mogą przyspieszyć i ulepszyć realizację projektu.
- Dłuższa dostępność: Ryzyko zniknięcia freelancera lub zmiany zawodu jest większe niż ryzyko likwidacji stabilnej firmy.
Jednakże warto zaznaczyć, że wybór pomiędzy firmą a freelancerem zależy od konkretnych potrzeb i sytuacji. Jeśli cenisz sobie spokój i szybką reakcję na niespodziewane problemy warto postawić na firmę IT taką jak Support Online.
Współpraca z firmą IT Support Online oferuje następujące zalety:
- Profesjonalny outsourcing IT: Firma gwarantuje wysoką jakość świadczonych usług w zakresie outsourcingu IT dla przedsiębiorstw różnej wielkości.
- Kompleksowe wsparcie informatyczne: IT Support Online dostarcza wszechstronne wsparcie informatyczne, które odpowiada na różne potrzeby przedsiębiorstw.
- Oszczędność czasu i pieniędzy: Dzięki wsparciu firmy, klient może skoncentrować się na swoich głównych działaniach biznesowych, jednocześnie redukując koszty związane z zarządzaniem technologią informacyjną.
- Obsługa różnorodnych firm: Firma specjalizuje się w obsłudze zarówno małych i średnich przedsiębiorstw, jak i dużych korporacji, co świadczy o jej elastyczności i zdolności dostosowywania się do różnorodnych wymagań klientów.
- Lider w obszarze outsourcingu IT: Firma jest uznawana za lidera w dziedzinie outsourcingu IT, zwłaszcza w regionie Poznania i Warszawy.
Współpracując z naszą firmą IT Support Online, przedsiębiorstwa mogą liczyć na wysoki standard obsługi oraz profesjonalizm na każdym etapie współpracy.
