Bezpieczna wymiana plików w kontekście pracy z domu (home office)

Maciej Ochal, 8 kwietnia 2020

Podczas pracy w biurze jesteś przyzwyczajony do pewnego schematu działań. Masz wypracowane własne sposoby kontaktu z innymi współpracownikami i kontrahentami. Używasz aplikacji udostępnionych przez pracodawcę, w sposób, który jest dla Ciebie wygodny i wydajny. Jeżeli w firmie nie jest rozwinięta kultura pracy zdalnej, przedsiębiorstwo może spotkać się z różnego rodzaju problemami.

Jednym z nich jest bezpieczna wymiana plików. Twoja firma prawdopodobnie wykorzystuje własną serwerownię. Gdy z jakiejś przyczyny będziesz musiał pracować w domu, dostęp do plików może być utrudniony. Bezpieczeństwo, wygoda i wydajność pracy staną pod znakiem zapytania. Z pomocą przychodzą rozwiązania dostępne online.

W tym artykule znajdziesz przykłady aplikacji dostępnych w chmurze. Opisane rozwiązania ułatwią pracę z plikami i uczynią ją łatwiejszą i bardziej wydajną.


Jako rozwiązania do wymiany plików sprawdź pakiet Office365 z usługą OneDrive i Sharepoint oraz konkurencyjny system NextCloud.

NextCloud jest serwerem plików w postaci chmury prywatnej. Oznacza to, że dane są przechowywane w obrębie firmy na sprzęcie będącym po kontrolą Twojej organizacji.
Office365 to zestaw aplikacji firmy Microsoft, która udostępnia swoją infrastrukturę i oprogramowanie wielu przedsiębiorstwom w chmurze publicznej. Aplikacje te dostępne są przez Internet dla wszystkich ale bezpiecznie odseparowane.


Główne zalety aplikacji online do współdzielenia plików:

  • dostęp z każdego miejsca na świecie,
  • współpraca na tym samym pliku przez wiele osób jednocześnie,- automatyczna kopia zapasowa danych,
  • wbudowane szyfrowanie.

Najczęściej pojawiające się problemy przy dostępie zdalnym do plików i jak sobie z nimi poradzić?

Brak systemu wymiany plików

Dokumenty są przesyłane głównie jako załączniki w wiadomości pocztowej. W tej sytuacji skrzynka szybko się zapełnia, a na dysku komputera pozostaje bardzo mało miejsca. Po przekroczeniu limitu wysyłanie i odbieranie wiadomości pocztowych będzie niemożliwe.

Rozwiązanie?
Dzięki Office365 lub NextCloud firma zyska bezpieczne, wygodne i centralne miejscy wymiany plików. Dzięki temu wszystkie kluczowe dane będą trzymane w jednym miejscu. Łatwiej wtedy będzie zadbać o ich bezpieczeństwo oraz odnalezienie właściwych plików.

Problemy z bezpieczeństwem i prywatnością

Wysyłanie plików programem pocztowym nie jest bezpieczne. Każdy, kto ma dostęp do naszej skrzynki pocztowej, może przeczytać ich zawartość o ile nie są zabezpieczone dodatkowym hasłem lub szyfrowaniem. Przesyłanie plików między komputerem i serwerem naraża też Twoją firmę. Twój komputer domowy, może być zainfekowany.

Rozwiązanie?
Oba przedstawione rozwiązania (Office365 i NextCloud) zapewniają szyfrowanie danych oraz konfigurację podwójnego uwierzytelniania. Dostęp do danych będzie wtedy zabezpieczony podwójnie: hasłem oraz drugą wybraną metodą. Może to być aplikacja Google Authenticator, Microsoft Authenticator lub klucz USB.

Klucz USB Yubikey.

Brak kontroli nad wersją pliku

W przypadku współpracy przy edycji jednego pliku możesz pomylić bieżącą wersję. Łatwo się zgubić kiedy 3 osoby edytują plik jednocześnie. Ten sam dokument może być też jest umieszczony w kilku rożnych folderach.

Rozwiązanie?
Możliwość pracy nad dokumentem jednocześnie przez kilka osób oraz zapisywanie wersji pliku, do której można wrócić, to domena aplikacji chmurowych. Office365 oraz NextCloud umożliwiają edycję dokumentu w przeglądarce internetowej, wersjonowanie plików i automatyczne zapisywanie zmian.

Wersjonowanie plików w OneDrive

Problemy z połączeniem i Internetem

Domowe łącze Internetowe może być przeciążone, kiedy przykładowo Twoje dzieci oglądają filmy. Jeżeli mieszkasz na obrzeżach miasta, dostęp do Internetu może być możliwy tylko przez sieć komórkową.
Twój komputer może być także zbyt mało wydajny do wykonania pracy właściwie i w terminie.

Rozwiązanie?
Edytowany w aplikacji internetowej plik, zostanie automatycznie zapisany. Możesz pracę kontynuować na innym urządzeniu i z dowolnego miejsca. Może to także zrobić inna osoba, która ma dostęp do tego samego dokumentu.

„Rozjeżdżające się” wątki konwersacji

Wiadomości pocztowe w Twojej skrzynce szybko giną w gąszczu innych.
Aplikacje chmurowe umożliwiają segregowanie maili w folderach, przypisywanie flag, tworzenie reguł. Znalezienie jednak czegoś konkretnego jest bardzo trudne. Łatwo jest też o pomyłkę – możesz przykładowo napisać do niewłaściwej osoby.

Rozwiązanie?
Użycie aplikacji chmurowych umożliwia skupienie się na pracy nad jedną kopią pliku, bez konieczności przesyłania go między współpracownikami. Dokumenty możesz udostępniać wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Dzięki temu wymiana plików staje się niezwykle elastyczna a do tego bezpieczna.

Pliki o dużym rozmiarze

Analitycy danych, graficy, księgowe, programiści – wszyscy oni mogą mieć potrzebę obrabiania dużej ilości informacji. Wówczas zarówno program pocztowy ze swoimi limitami, jak i wolne łącze, nie będą w stanie sprostać ich przesyłaniu.

Rozwiązanie?
Aplikacje chmurowe mają również limity wielkości pliku, podobnie jak programy pocztowe, lecz są one wielokrotnie większe. Nie ma konieczności przesyłania plików między komputerem a serwerem. W razie, gdyby jednak zaszła taka potrzeba, OneDrive i NextCloud oferują synchronizację danych.

Wolne otwieranie się plików

Praca na dokumentach umieszczonych na serwerze może okazać się dużo wolniejsza niż w aplikacjach Internetowych. Dokumentu „w chmurze” nie trzeba pobierać na dysk komputera. Ściągnięcie dużego pliku i jego odesłanie może trwać długo. Jeżeli podczas tej operacji wystąpi błąd, zostanie przerwana.

Automatyczny zapis pliku Word Online

Rozwiązanie?
Edycja dokumentu dostępnego przez przeglądarkę internetową może być szybsza niż korzystanie z połączenia z serwerem plików w firmie, szczególnie, gdy masz problemy z Internetem.
Synchronizacja OneDrive i NextCloud pozwala Ci na pracę w trybie offline. W momencie odzyskania połączenia z Internetem plik zostanie wgrany z powrotem na serwery chmurowe.

Brak kopii zapasowej

Chyba każdy z nas miał do czynienia z dokumentem, nad którym długo pracował, zapomniał go zapisać i stracił bezpowrotnie. Zasoby plikowe całej firmy powinny być zabezpieczone kopią awaryjną a nieużywane zarchiwizowane. Jako użytkownik nie masz na to wpływu. Pliki ważne dla Ciebie musisz osobiście zabezpieczyć.

Rozwiązanie?
Office 365 i NextCloud oferują automatyczne zapisywanie i wersjonowanie plików. Dzięki nim zachowasz zmiany w swoich dokumentach. Uchronisz się też przed skutkami ataków typu „Ransomware”, czyli szyfrowaniem danych w celu uzyskania okupu. Dzięki wersjonowaniu w łatwy sposób przywrócisz dane z poprzedniej wersji pliku.

Dodatkowe korzyści z aplikacji chmurowych

Pakiet Office365 to zestaw wielu aplikacji, które integrują się ze sobą. Możliwe jest wykorzystanie danych jednej aplikacji w innej, np. przechowywanie arkusza Excel, czy notesu OneNote w przestrzenie plikowej OneDrive.
Bardzo ciekawą funkcją jest synchronizacja pulpitu, folderu dokumentów i zdjęć automatycznie do OneDrive użytkownika. Firma otrzymuje więc oprócz całego systemu wymiany plików, również możliwość zabezpieczenia danych na komputerach użytkowników.

Kopia zapasowa folderów komputera – OneDrive

Podczas pracy poza biurem firmy możesz wygodnie i wydajnie korzystać z aplikacji umożliwiających dostęp do plików przez Internet. Tradycyjny serwer lub przesyłanie danych programem pocztowym wiąże się z problemami bezpieczeństwa i wydajności. Pakiet Office365, a w szczególności OneDrive i Sharepoint oraz NextCloud pozwalają im zapobiec. Ponadto ułatwiają współpracę między pracownikami w firmie i jej kontrahentami.

Maciej Ochal
Administrator i Trener Microsoft w Support Online

BLOG

Zobacz inne nasze artykuły

Phishing – bądź czujny!

Phishing – bądź czujny!

Pandemia COVID-19 – doskonały czas na atak. Najprostszym i najskuteczniejszym typem ataku oszustów jest phishing. Najczęściej wykorzystywane metody działań opierają się o kanały komunikacji e-mail, www, sms, a także rozmowy telefoniczne. Wiedza organizacji i ludzi w...

Teams jako narzędzie umożliwiające współpracę pracowników

Teams jako narzędzie umożliwiające współpracę pracowników

Pracujesz w domu? Należysz do tych szczęśliwców, którzy mogą wykonywać swoje obowiązki zdalnie? Świetnie się składa! Rynek aplikacji ułatwiających pracę na home office jest jednym z najprężniej rozwijających się. Microsoft podczas pandemii koronawirusa odnotował 1000%...

Sposób na wydajną pracę w domu – terminal

Sposób na wydajną pracę w domu – terminal

Wiele firm boryka się z problemami po przejściu pracowników na pracę zdalną. Głównym wyzwaniem jest zapewnienie dostępu do lokalnego środowiska firmy, komunikacja z innymi osobami oraz planowanie pracy. Okazuje się też, że rozwiązania, które były...