Outsourcing IT – jak wybrać zaufanego partnera?
Zalety outsourcingu IT zostały omówione w setkach artykułów dostępnych w Internecie. Ich autorzy dogłębnie przeanalizowali takie zagadnienia jak:
Zalety outsourcingu IT zostały omówione w setkach artykułów dostępnych w Internecie. Ich autorzy dogłębnie przeanalizowali takie zagadnienia jak:
- Czy warto skorzystać z usług informatycznych dostarczanych przez zewnętrzną firmę IT?
- Czy outsourcing IT się opłaca i jak wygląda cennik usług IT?
- Co jest korzystniejsze: outsourcing IT czy własny dział IT?
- Czy obsługa informatyczna firmy realizowana przez zewnętrzny podmiot jest bezpieczna?
Jednocześnie dość trudno znaleźć wartościowe materiały o tym, jak wybrać firmę informatyczną. Niniejszy artykuł jest przeznaczony dla firm i menadżerów zdecydowanych na IT outsourcing, którzy chcą dokonać optymalnego wyboru. Poniższy tekst odpowie na takie pytania jak:
- Czym kierować się podczas wyboru firmy outsourcingowej?
- Co dokładnie sprawdzić przed podpisaniem umowy na wsparcie informatyczne?
- Jakie zagadnienia muszą zostać poruszone w umowie outsourcingu IT?
1. Zweryfikuj wielkość i źródła przychodów firmy informatycznej
Weryfikacja danych finansowych
Pierwsza rekomendacja jest dość nietypowa lecz bardzo cenna. Niestety duża część firm informatycznych to jednoosobowe działalności gospodarcze lub spółki zatrudniające 2-3 osoby. Opieka IT na wysokim poziomie wymaga jednak zatrudnienia wielu doświadczonych i wyspecjalizowanych inżynierów takich jak:
- administrator sieci komputerowej
- administrator serwerów Windows i Linux
- specjalista helpdesk
Podczas rozmów z potencjalnymi klientami często słyszymy negatywne opinie o firmach informatycznych i to nas wcale nie dziwi. Kilkuosobowe firmy IT skupiają się głównie na obsłudze codziennych problemów użytkowników. Mała skala działalności takich organizacji może powodować pewne trudności w zapewnieniu wsparcia w obszarach o strategicznym znaczeniu takich jak :
- zapewnienie bezpieczeństwa danych i regularne aktualizowanie systemów operacyjnych,
- opieka nad kopią zapasową,
- monitorowanie infrastruktury informatycznej i zagwarantowanie ciągłości jej działania,
- realizacja projektów informatycznych, które usprawniają funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Bardzo poważnie zastanów się nad współpracą z firmą, która większość swoich przychodów czerpie z działalności handlowej, a nie usługowej. Po wyszukaniu potencjalnych partnerów (podczas szukania wykorzystaj takie hasła jak: outsourcing IT warszawa, opieka IT, obsługa informatyczna), zerknij na rachunek zysków i strat. Jeżeli dana organizacja skupia się głównie na działalności handlowej to jej usługi informatyczne nie zawsze będą wysokiej jakości, a często będą tylko wabikiem na potencjalnych klientów.
Najważniejsze informacje o wielkości każdej spółki i strukturze jej przychodów możesz sprawdzić na stronach Ministerstwa Sprawiedliwości w dziale Przeglądarka Dokumentów Finansowych. Można tam znaleźć bilans spółki oraz rachunek zysków i strat - są to informacje dostępne publicznie.
Prawdziwą kopalnią wiedzy jest też coroczne sprawozdanie z działalności, jakie musi złożyć w KRS każda spółka z o.o. Zobacz czym chwali tam się firma informatyczna zanim jeszcze podpiszesz umowę na outsourcing IT.
Każdego roku podpisujemy umowy z nowymi klientami, który wcześniej korzystali z opieki IT realizowanej przez małe, kilkuosobowe podmioty. W większości przypadków okazuje się, że takie firmy informatyczne nie działają zgodnie z standardami czy dobrymi praktykami w branży. Przykładem może być polityka backupu, której najczęściej po prostu nie ma.
Gdy zweryfikujesz wielkość i źródła przychodów potencjalnych firm informatycznych to odsiejesz 50-70% ofert i zaoszczędzisz dużo czasu.
2. Zapytaj o standardy obsługi informatycznej
Zadbaj o bezpieczeństwo swoich danych
Czy firma informatyczna posiada wdrożoną normę ISO 27001 i czy dysponuje specjalnym ubezpieczeniem OC dla działalności informatycznej? Są to dwa pierwsze pytania, które musisz zadać podczas rozmów handlowych.
Posiadanie normy ISO 27001 jest gwarancją, iż Twoje poufne dane przekazane firmie outsourcingowej będą właściwie chronione. Z kolei ubezpieczenie OC jest dowodem, iż dany podmiot na poważnie traktuje swoją działalność.
Pamiętaj też, że nie musisz od razu podpisywać umowy na stałe wsparcie informatyczne czy też outsourcing informatyczny. Zaproponuj, by firma outsourcigowa wykonała audyt IT. Na jego podstawie potencjalny partner biznesowy przedstawi swoje rekomendacje zmian i ulepszeń infrastruktury informatycznej, a może nawet pokusi się o propozycję wdrożenia nowych narzędzi lub aplikacji. Wówczas dowiesz się czy firma informatyczna zaproponuje właściwe wsparcie IT dla Twojego biznesu.
3. Sprawdź opinie o firmie outsourcingowej w nietypowy sposób
Sprawdź opinie o firmie IT
Poproś o możliwość krótkiej rozmowy telefonicznej z obecnymi klientami, dla których firma informatyczna prowadzi wsparcie IT. Może będziesz mógł skontaktować się z klientem o podobnej specyfice działalności do Twojej? To jeszcze bardziej ułatwi decyzję.
Najlepiej porozmawiać z właścicielem, prezesem lub szefem działu IT. Pamiętaj, że zadowoleni klienci bardzo chętnie udzielają takich referencji i każda dobra firma informatyczna nie będzie miała z tym problemu.
Zapytaj czy firma, która ma zapewnić wsparcie IT prowadzi usługi informatyczne dla klientów podległych pod Komisję Nadzoru Finansowego (KNF). Jeżeli tak, to taka firma musiała spełniać restrykcyjne wymagania i procedury obowiązujące w branży.
4. Zrób rozeznanie w temacie: firma informatyczna i bezpieczeństwo danych
Zapytaj o szczegółowe informacje
Każda firma informatyczna, w której gestii jest administracja serwerami czy też administracja siecią posiada dostępy do Twoich wrażliwych danych. Zadaj pytanie o backup danych (najlepiej od razu poproś o konkretną rekomendację dotyczącą polityki kopii zapasowej), zapytaj o plan ciągłości działania (disaster recovery plan, DRP), poproś o wskazówki w sprawie urządzeń brzegowych – routerów, firewalli. Firma outsourcingowa powinna przedstawić Ci gotowe scenariusze ochrony Twoich danych.
5. Zrewiduj umowę outsourcingu informatycznego
Umowa to podstawa udanej współpracy
Zapytaj co dokładnie gwarantuje potencjalny partner i czy jego zapewnienia mają odniesienie w umowieoutsourcingu informatycznego:
- Czy umowa jasno wskazuje standardy dostępności usługi informatycznej (SLA)?
- Czy zagwarantowana na piśmie została realizacja rutynowych obowiązków administratora serwerów jak sprawdzanie poprawności wykonania kopii zapasowej (backupu) czy okresowe wgrywanie łatek bezpieczeństwa?
- Czy kluczowe elementy infrastruktury informatycznej są objęte monitoringiem 24/7?
- W jaki sposób firma informatyczna bada jakość swoich usług?
- Czy umowa na wsparcie IT gwarantuje przygotowanie polityki kopii zapasowej w ramach świadczonej obsługi informatycznej?
- Czy usługi informatyczne wymienione w umowie zawierają również wsparcie IT w krytycznych przypadkach tj. w trybie 24/7?
Każdy usługodawca będzie na pewno posiadał swój wzór umowy outsourcingowej, który należy zweryfikować z powyższymi punktami.
6. Zapytaj o projekty informatyczne i wdrożenia IT
Uwzględnij zakres oferowanych usług
Firma outsourcingowa oprócz klasycznego zestawu usług jak: help desk, administracja serwerami, zarządzanie siecią komputerową, audyt IT czy monitoring sieci i serwerów, powinna zapewnić szeroko pojęte doradztwo informatyczne. Prędzej czy później Twoja firma będzie musiała:
- wymienić serwer firmowy na nowy lub skorzystać z oferty na serwery dedykowane,
- dokonać upgrad-u systemów operacyjnych na serwerach,
- migrować aplikacje i bazy danych,
- skorzystać z usług chmury dla firm (np. chmura Microsoft, rozwiązania chmurowe Google),
- rozpoznać temat cyfryzacji przedsiębiorstwa,
- wdrożyć Disaster Recovery Plan (DRP),
- rozważyć backup w chmurze (kopia zapasowa w chmurze),
- przemyśleć temat rozwiązań wysokiej dostępności (rozwiązania HA, od angielskiego High Availability),
Przed podpisaniem umowy warto jest więc zapytać czy firma oferująca outsourcing informatyczny posiada doświadczenie w zakresie wykraczającym poza klasyczną opiekę IT. Idealna sytuacja jest wtedy, gdy kompleksowa obsługa informatyczna obejmuje również konsulting IT.
7. Outsourcing informatyczny – coś więcej?
Na koniec zastanów się w czym jeszcze firma informatyczna może wesprzeć Twoją działalność? Większe firmy informatyczne działają w grupach. Pierwsza ze spółek dostarcza usługi informatyczne, inne spółki mogą oferować:
- usługi w chmurze np. chmura prywatna,
- serwery dedykowane,
- backup w chmurze,
- replikacja w chmurze,
- inne rozwiązania chmurowe np. Microsoft Azure.
Support Online – usługi informatyczne Warszawa
Działamy od 2002 roku. Od początku działalności obsługa informatyczna w Warszawie i woj. mazowieckim jest naszą najpopularniejszą usługą. Obecnie świadczymy usługi IT dla: Kraków i Gdynia. Zatrudniamy ponad 100 inżynierów.
Outsourcing informatyczny obejmuje coraz częściej usługi, które można realizować całkowicie drogą zdalną na terenie kraju jak np.
- Administracja serwerami
- Zarządzanie siecią komputerową
- Helpdesk 24/7
- Audyt informatyczny
- Wdrożenia i administracja Office 365 / Microsoft 365
Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się więcej o Support Online i outsourcingu IT – zapraszamy do kontaktu drogą mailową lub telefoniczną.
Zespół Support Online
nasze
wsparcie.
się z nami
W jakich technologiach IT pracujemy w Support Online?
Kiedy warto skorzystać z firmy informatycznej (IT)?
Czemu warto wynająć firmę informatyczną, a nie informatyka freelancer'a?
Jakie są zalety współpracy z naszą firmą IT Support Online?
Firma IT, czyli firma informatyczna, zajmuje się szeroko pojętymi technologiami informacyjnymi. Obejmuje to między innymi:
- Projektowanie i tworzenie oprogramowania: Firma IT może tworzyć aplikacje na zamówienie dla innych firm lub produkty oprogramowania dla masowego rynku. W zależności od specjalizacji mogą to być aplikacje mobilne, aplikacje desktopowe, aplikacje webowe czy systemy wbudowane.
- Usługi konsultingowe: Firma IT często dostarcza ekspertów w celu doradztwa w zakresie wdrażania nowych technologii, optymalizacji procesów biznesowych czy też wyboru odpowiednich rozwiązań technologicznych.
- Rozwiązania chmurowe: Wiele firm IT specjalizuje się w wdrażaniu i zarządzaniu rozwiązaniami w chmurze, takimi jak przechowywanie danych, hosting aplikacji czy platformy do analizy danych.
- Bezpieczeństwo informatyczne: Ochrona przed cyberatakami, audyt bezpieczeństwa, wdrażanie polityk bezpieczeństwa oraz monitorowanie sieci to tylko niektóre z zadań firm IT w tej dziedzinie.
- Zarządzanie infrastrukturą IT: W tym zakresie firma może zajmować się zarządzaniem serwerami, bazami danych, sieciami czy urządzeniami końcowymi użytkowników.
- Wsparcie techniczne i serwis: Firma IT może dostarczać wsparcie dla swoich produktów lub ogólnie wsparcie IT dla innych firm, zarządzając ich technologią na co dzień.
- Szkolenia: Wielu dostawców technologii informacyjnych oferuje również szkolenia w zakresie korzystania z oprogramowania czy bezpiecznego korzystania z technologii.
- Rozwiązania hardware: Niektóre firmy IT mogą także zajmować się dostarczaniem i konfiguracją sprzętu komputerowego, serwerowego czy sieciowego.
W zależności od specjalizacji i wielkości, firma IT może oferować jedno, kilka lub wszystkie z powyższych rozwiązań. Ważne jest, aby przy wyborze dostawcy dokładnie zrozumieć zakres ich usług i dopasować je do indywidualnych potrzeb.
W Support Online od lat wspieramy firmy w
- kompleksowym wsparciu użytkowników (zarówno na miejscu jak również zdalnie),
- obsługujemy komputery, telefony, tablety oraz problemy sieciowe z nimi związane,
- specjalizujemy się w administracji serwerami: Windows, Linux/Unix,
- obsługujemy wirtualizatory takie jak: KVM, Hyper-V, VMWare czy Proxmox,
- obsługujemy serwisy chmurowe w szczególności rozwiązania: Azure, Microsoft 365 oraz AWS,
- monitorujemy serwery oraz urządzenia w sieci internetowej,
- konsultujemy rozwój, DRP oraz wspieramy stabliność przedsiębiorstwa w warstwie informatycznej,
Jeśli szukasz dobrej firmy informatycznej to myślmy, że Support Online to dobre miejsce dla rozwoju Twojego biznesu.
Warto skorzystać z firmy informatycznej (IT) taka jak Support Online gdy:
- Planujesz wdrażać nowe technologie lub oprogramowanie w swojej firmie.
- Potrzebujesz specjalistycznego doradztwa w zakresie technologii.
- Chcesz zoptymalizować istniejące procesy informatyczne.
- Zmagasz się z problemami bezpieczeństwa cyfrowego.
- Potrzebujesz wsparcia w zarządzaniu infrastrukturą IT.
- Brakuje Ci wewnętrznych zasobów lub kompetencji do realizacji pewnych projektów technologicznych.
Korzystanie z ekspertów zewnętrznych IT może przynieść korzyści w postaci oszczędności czasu, zasobów oraz zapewnienia wysokiej jakości rozwiązań.
Wynajęcie firmy informatycznej takiej jak Support Online w porównaniu z freelancerem IT oferuje kilka kluczowych korzyści:
- Wsparcie całego zespołu: Firma informatyczna IT dysponuje pełnym zespołem specjalistów od DevOps, Cyber Security Specialist po Helpdesk IT Specialist, którzy posiadają różnorodne umiejętności i doświadczenie, umożliwiając szybsze rozwiązanie problemów i realizację bardziej złożonych projektów.
- Wiarygodność i stabilność: Firmy IT mają ustaloną reputację i historię, co może przekładać się na większą pewność i stabilność usług.
- Utrzymanie i wsparcie: Firma informatyczna może oferować umowy serwisowe, gwarancje i wsparcie posprzedażowe, które mogą być trudniejsze do uzyskania od indywidualnego freelancera.
- Zasoby: Firmy mają dostęp do większej ilości zasobów, narzędzi i technologii, które mogą przyspieszyć i ulepszyć realizację projektu.
- Dłuższa dostępność: Ryzyko zniknięcia freelancera lub zmiany zawodu jest większe niż ryzyko likwidacji stabilnej firmy.
Jednakże warto zaznaczyć, że wybór pomiędzy firmą a freelancerem zależy od konkretnych potrzeb i sytuacji. Jeśli cenisz sobie spokój i szybką reakcję na niespodziewane problemy warto postawić na firmę IT taką jak Support Online.
Współpraca z firmą IT Support Online oferuje następujące zalety:
- Profesjonalny outsourcing IT: Firma gwarantuje wysoką jakość świadczonych usług w zakresie outsourcingu IT dla przedsiębiorstw różnej wielkości.
- Kompleksowe wsparcie informatyczne: IT Support Online dostarcza wszechstronne wsparcie informatyczne, które odpowiada na różne potrzeby przedsiębiorstw.
- Oszczędność czasu i pieniędzy: Dzięki wsparciu firmy, klient może skoncentrować się na swoich głównych działaniach biznesowych, jednocześnie redukując koszty związane z zarządzaniem technologią informacyjną.
- Obsługa różnorodnych firm: Firma specjalizuje się w obsłudze zarówno małych i średnich przedsiębiorstw, jak i dużych korporacji, co świadczy o jej elastyczności i zdolności dostosowywania się do różnorodnych wymagań klientów.
- Lider w obszarze outsourcingu IT: Firma jest uznawana za lidera w dziedzinie outsourcingu IT, zwłaszcza w regionie Poznania i Warszawy.
Współpracując z naszą firmą IT Support Online, przedsiębiorstwa mogą liczyć na wysoki standard obsługi oraz profesjonalizm na każdym etapie współpracy.
