Teams jako narzędzie umożliwiające współpracę pracowników

Maciej Ochal, 8 maja 2020

Pracujesz w domu? Należysz do tych szczęśliwców, którzy mogą wykonywać swoje obowiązki zdalnie? Świetnie się składa! Rynek aplikacji ułatwiających pracę na home office jest jednym z najprężniej rozwijających się.

Microsoft podczas pandemii koronawirusa odnotował 1000% więcej połączeń Teams niż w miesiącach wcześniejszych. Aplikacje również innych firm, takich jak Zoom czy TeamViewer, znacząco powiększyły grono użytkowników.

Nie miałeś do czynienia z tym oprogramowaniem? Nic straconego. Tym artykułem zachęcę Ciebie do zapoznania się z produktem Microsoft: Teams.

Home office-wyzwanie dla pracy zespołowej

Cała firma pracuje teraz zdalnie. Jako lider zespołu potrzebujesz narzędzi do komunikacji z pracownikami i organizacji pracy. Z pomocą przychodzi Microsoft Teams. Jest to aplikacja z pakietu Office365 oferująca pracę zespołową, czat, komunikację wideo, wymianę plików, planowanie zadań i wiele więcej.

Zespoły Teams umożliwiają podział firmy na grupy robocze. Możesz je pogrupować np. na: księgowość, finanse, marketing, klient A, itd.

Zespoły pozwolą Tobie i Twoim pracownikom na zebraniu w jednym miejscu konwersacji i plików. Co ważne, w razie potrzeby możesz dołączyć nową osobę do zespołu, która automatycznie zyska dostęp do ich zawartości.

Kanały

Kanał, to wydzielona część zespołu Teams. Możesz pogrupować pliki i konwersacje jak w folderach na dysku komputera. W ten sposób łatwiej znajdziesz zawartość. Na przykład możesz stworzyć osobny kanał z informacjami ogólnymi lub szczegółowymi: projektami, zdjęciami.

Połączenia głosowe i wideo

Teams jest następcą usługi Skype dla firm. Połączenia możesz realizować ad-hoc, co w Teams nazywa się „Meet now”, lub  zaplanować je w kalendarzu Teams lub Oulook. Oba synchronizują się ze sobą.

Tworzenie spotkania Teams w aplikacji Outlook
Tworzenie spotkania Teams w aplikacji Outlook

Dzięki Teams zorganizujesz spotkania niezależenie od miejsca pobytu. Sala konferencyjna nie będzie potrzebna. Teraz jedynymi ograniczeniami możliwości spotkania z Twoimi pracownikami są czas i łącze internetowe.

Teams możesz wykorzystać także jako medium prezentacji prowadzonej do szerokiej publiczności, dzięki Live events. W ten sposób przeprowadzisz prezentację nawet dla 10 000 osób.

Chat

Czat jest naturalną formą konwersacji, zbliżoną do rozmowy. Dzięki komunikatorowi Teams poza przesyłaniem wiadomości tekstowych dołączysz też pliki i obrazy. Ponadto czat grupowy pozwoli Ci na przechowanie całej historii konwersacji.

Okienko chatu w programie Teams
Okienko chatu w programie Teams

Wymiana plików

Każdy zespół Teams posiada stronę Sharepoint. Serwery tej usługi od wielu lat wykorzystywane są przez korporacje do współdzielenia plików. Teraz, dzięki przejrzystemu interfejsowi graficznemu, udostępnienie pliku jest proste. Wystarczy skierować załącznik do danego kanału lub konkretnej osoby.

Tworzone dokumenty możesz edytować online jednocześnie wraz z wieloma innymi osobami. Każda zmiana jest zapisywana jako oddzielna wersja. Wersjonowanie pomaga w zachowaniu kopii zapasowej oraz przeglądu dokonywanych zmian w pliku. Pliki możesz także przekazywać klientom, pod warunkiem, że Twoja organizacja umożliwia udostępnianie zewnętrzne.

Historia wersji pliku Sharepoint
Historia wersji pliku Sharepoint

Organizacja pracy

Teams pozwoli na kontakt z pracownikami podczas home office. Zapewni również planowanie czasu i zadań. Znajdziesz tutaj narzędzia takie jak kalendarz z asystentem planowania i przydzielanie zadań. 

Kalendarz

Kalendarz jest Twoją własnością. Jest niezależny od zespołów Teams i synchronizuje się z Outlookiem. Możesz utworzyć spotkanie w obrębie kanału Teams. Jego członkowie dostaną automatycznie powiadomienie.

Zadania

Zapanuj nad codziennymi obowiązkami i pracą Twojego zespołu. Wykorzystaj Teams do przydzielenia zadań. W aplikację wbudowany jest Planner (dostępny też oddzielnie w pakiecie Office365). Dzięki niemu wyznaczysz czynności, termin wykonania i osobę, która będzie za to odpowiedzialna.

Notatki

Teams ma bardzo dobrego pomocnika. Jest to program OneNote, który służy głównie do prowadzenia notatek. Za jego pomocą sporządzisz listy „To Do”. W OneNote możesz także przechowywać inne pliki, np. arkusze Excel i pliki PDF. Wbudowane jest także wyszukiwanie tekstu w obrazach (OCR).

Baza wiedzy

Wiki jest jednym z modułów, które możesz dołączyć do kanału Teams. Podobnie jak w Wikipedii udostępnisz pracownikom lub klientom bazę wiedzy.

Teams należy do rodziny Office365. Jest zintegrowany z innymi aplikacjami, takimi jak Sharepoint, Outlook, OneNote, Word i Excel Online. Aplikacje Office 365 możesz mieć zawsze pod ręką, ponieważ działają także na urządzeniach mobilnych.

Podczas pracy z domu, Teams umożliwi utrzymanie kontaktu z pracownikami i klientami. Pomoże utrzymać kontrolę nad przepływem informacji. Korespondencja i pliki pozostaną w jednym miejscu. Przydzielone zadania pozwolą na zachowanie kontroli nad procesami w firmie.

BLOG

Zobacz inne nasze artykuły

Phishing – bądź czujny!

Phishing – bądź czujny!

Pandemia COVID-19 – doskonały czas na atak. Najprostszym i najskuteczniejszym typem ataku oszustów jest phishing. Najczęściej wykorzystywane metody działań opierają się o kanały komunikacji e-mail, www, sms, a także rozmowy telefoniczne. Wiedza organizacji i ludzi w...

Sposób na wydajną pracę w domu – terminal

Sposób na wydajną pracę w domu – terminal

Wiele firm boryka się z problemami po przejściu pracowników na pracę zdalną. Głównym wyzwaniem jest zapewnienie dostępu do lokalnego środowiska firmy, komunikacja z innymi osobami oraz planowanie pracy. Okazuje się też, że rozwiązania, które były...