Zarządzanie firmą w czasie pandemii

Piotr Popławski, 17 czerwca 2021

Witam, nazywam się Piotr Popławski, jestem Prezesem Zarządu Support Online, spółki zajmującej się outsourcingiem informatycznym. 80-cio osobowy zespół naszej firmy działa prężnie na rynku zarówno Polskim jak i międzynarodowym.

Moim hobby jest żeglarstwo, jestem sternikiem morskim i gdy tylko mam okazję wypływam w morze. Moja pasja nauczyła mnie respektu do morza, zaufania do członków załogi, wytrwałości w działaniu i opanowania w trudnych warunkach.

Na początku 2020 r. nie przypuszczałem, że Support Online, gdzie jestem kapitanem, wpłynie w sztorm, którym okazała się pandemia COVID-19.

Zbliża się sztorm

Nie wyobrażam sobie wypłynięcia z portu bez aktualnej prognozy pogody. Jeżeli prognoza jest zła, a ja muszę opuścić marinę, refuje ożaglowanie, rozdzielam zadania, przygotowuję siebie i załogę do ciężkich warunków.

Zarząd Support Online nie zbagatelizował informacji o nadchodzącej pandemii. Już na początku marca 2020 roku powołaliśmy sztab kryzysowy, trzyosobowy zespół, który miał przeprowadzić nas bezpiecznie przez pandemię. Decyzje sztabu kryzysowego miały na celu:

  • zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom,
  • przygotowanie biznesu na ciężkie, jak się wydawało, dni.

Natychmiast zawiesiliśmy rutynowe wizyty u naszych klientów, by przeciwdziałać  transmisji wirusa. Zespół przeszedł do trybu pracy zdalnej. Rozdzieliliśmy samochody służbowe do dyspozycji zespołów tak, aby pracownicy nie musieli zostawiać ich pod biurem. Zapewniliśmy też środki dezynfekcyjne i środki ochrony osobistej dla wszystkich pracowników. Wprowadziliśmy przepisy regulujące pracę w biurze dla osób, które musiały się w biurze pojawiać. Dokupiliśmy licencje TeamViewera, softphone (Asterisk) oraz zwiększyliśmy zasoby serwerowe, by zapewnić bezproblemową pracę poprzez VPNy. Zabezpieczyliśmy się też na ewentualność odcięcia nas od głównego biura przez służby sanitarne. Mogliśmy to sprawnie przeprowadzić, ponieważ podczas wdrożenia ISO27001 zapewniliśmy redundancję głównych naszych systemów w dwóch lokalizacjach. Już wtedy od ponad roku stosowaliśmy możliwość pracy zdalnej przez 1 dzień w tygodniu. Wystarczyło to tylko rozszerzyć.

10 w skali Beauforta

Wyjący wiatr, fale przelewające się przez pokład, choroba morska wśród załogi, harówka przy sterze…. Potrzebne jest opanowanie i głos kapitana, któremu wszyscy ufają.

Niepewność często tworzy panikę.

Wiele naszych klientów zawiesiło płatności. Dostaliśmy też oficjalne prośby o obniżenie abonamentu. Obsługujemy wiele hoteli, restauracji, firm od organizacji eventów. Tego typu działalności praktycznie przestały działać. Zostaliśmy w związku z tym zmuszeni do zawieszenia części usług. Projekty, które realizowaliśmy zostały zamrożone, firmy zawiesiły też zakupy nowych urządzeń IT.

Dodatkowo przy spadku przychodów zanotowaliśmy wzrost ilości pracy, ponieważ firmy masowo wprowadzały pracę zdalną. Inżynierowie Support Online często pracowali w tym czasie w nadgodzinach, by wesprzeć naszych klientów.

Flauta (cisza na morzu) – organizujemy zajęcia dla załogi

Zawsze jest sporo pracy na pokładzie: czy jest „klar na cumach”, trzeba sprawdzić filtry paliwa, impeller i filtr wody zaburtowej, a nawet umyć pokład.

Po okresie wdrożenia pracy zdalnej u klientów nastąpił zastój. Kierownictwo Support Online rozważało czy nie trzeba ograniczyć etatów, ściąć pensji, a nawet zdecydować o zwolnieniach. Przykładów naokoło nie brakowało. Postanowiliśmy jednak spożytkować niewykorzystany czas inżynierów poprzez włączenie projektów wewnętrznych:

  • Asterisk – wdrożenie nowego oprogramowania do zarządzania/raportowania centralą telefoniczną
  • Wdrożenie nowej strony www.support-online.pl
  • Projekt AntyPhising– sprawdzamy odporność firm na phishing, poprawiamy świadomość użytkowników poprzez szkolenie on-line, powstaje strona www.phishingstop.pl
  • Wprowadzenie nowych działań marketingowych
  • Nasilenie szkoleń dla pracowników

Jak na zastój całkiem sporo się działo 😊

Ponadto po raz pierwszy odbyliśmy „reaudyt” ISO27001 całkowicie zdalnie. Zdalnie czy też stacjonarnie, certyfikat odnowiony.

Z ciekawostek zauważyliśmy też drobne oszczędności, jakie przyniosła praca zdalna. Kawa schodzi 20x wolniej niż przed pandemią, koszt paliwa do samochodów służbowych spadł o ponad połowę, płacimy mniej za energię elektryczną.

Zaczyna wiać

Mina żeglarzy, gdy wraca wiatr i wypełnia żagle jest bezcenna, ruszamy!

Biznesowa ulga. Od lipca 2020 firmy stopniowo odblokowały projekty. Działania z nową stroną www i adwordsami przyniosły falę zapytań od potencjalnych klientów. Projekt antyphishngowy się rozwinął. Jest sporo pracy. Znów dział HR  wrócił do rekrutacji nowych pracowników.

Trymowanie ożaglowania

Małe zmiany na szotach, pół obrotu na kabestanie, icki jak przyspawane do żagla. To powoduje, że łódka płynie pół węzła szybciej. Nikt nie zajmie nam miejsca w marinie ani stolika w portowej knajpce.

Przechodzi trzecia fala COVID-19, która w zasadzie nie ma na nas wpływu. Działamy zgodnie z procedurami, zachęcamy do szczepień.

Pada pytanie: „Czy po pandemii wracamy do biura?”

Skoro nasz okręt przeszedł przez pandemiczna burzę, wypracował procedury pracy zdalnej i nie odnotował spadku jakości czy jest sens wracać do biur? Mamy 3 lokalizacje: Warszawa, Gdynia, Kraków. Czy wszystkie biura są nam potrzebne? Co myślą pracownicy? Jakie aspekty powinniśmy wziąć pod uwagę?

Powołujemy grupę do spraw zmian organizacji pracy. Chcemy wykorzystać doświadczenie zdobyte w czasie pandemii, by zwiększyć efektywność i jakość pracy oraz ograniczyć koszty.  Zaoszczędzone pieniądze będzie można przeznaczyć na przykład na szkolenia dla pracowników. To, co mamy najcenniejsze to zespół kompetentnych ludzi, gotowych do nowych wyzwań. Z takim zespołem warto wypływać na najdalsze wody.

BLOG

Zobacz inne nasze artykuły

Czy warto zamienić dysk HDD na SSD?

Czy warto zamienić dysk HDD na SSD?

Otwierasz dokument, czekasz 5 minut i nic się nie dzieje. Powolne działanie komputera to coś, czego nikt z nas nie chce. Jak można temu zaradzić? Metoda jest prosta – wymień dysk. Technologia przechowywania danych przez ostatnie lata bardzo się zmieniła. Pojawiło się...

Windows Server Update Service

Windows Server Update Service

Wraz z rozbudową środowiska IT w firmie oraz rosnącą liczbą stanowisk komputerowych rośnie liczba zadań wykonywanych przez administratorów IT. W obecnym świecie jednym z ważniejszych aspektów zapewnienia ciągłości pracy jest zadbanie o prawidłową dystrybucję...