OFFICE 365 BUSINESS – IMPLEMENTIERUNG VON DIENSTLEISTUNGEN FÜR UNTERNEHMEN

Ein paar einleitende Worte

Zu den von Support Online angebotenen IT-Services gehören: Office 365 für Unternehmen, das seit 2021 unter dem Namen Microsoft 365 firmiert. Als IT-Unternehmen, für das IT Outsourcing einer der wichtigsten Punkte des Angebots ist, stellen wir fest, dass Office 365 einer der am häufigsten implementierten Dienste ist unter dem weit gefassten Prozess „Digitalisierung des Unternehmens“. Es ist ein Tool, das sowohl in einer kleinen Organisation mit beispielsweise 5 Personen (daher die Popularität des Slogans „Office 365 5 Positionen“) als auch in einem Unternehmen mit über 1000 Mitarbeitern perfekt funktioniert.

Office 365 – kurz und bündig

In der Sprache der IT-Spezialisten wird Office365 oft bezeichnet als: Cloud für Unternehmen, Microsoft Cloud-Lösungen oder einfach „Office 365 Cloud“. Diese Definition beschreibt ziemlich treffend die eigentliche Natur des Dienstes, aber es lohnt sich, hier noch etwas hinzuzufügen, um die Tools von Microsoft besser zu verstehen.

Aus Sicht unserer Kunden ist Office 365 ein Ökosystem des Informationsmanagements im Unternehmen, d. h. ein Ort, an dem eine bestimmte Organisation alle ihre E-Mails, Dokumente und Dateien speichert und organisiert. Das oben genannte Ökosystem besteht aus mehreren Anwendungen, von denen einige später in unserem Angebot beschrieben werden.

Es sei daran erinnert, dass der Office 365-Dienst selbst etwas völlig anderes ist als Office for Business. Der letztere Begriff wird am häufigsten als Synonym für eine traditionelle Office-Suite verwendet, die Programme wie Word oder Excel enthält, die auf der Festplatte Ihres Computers installiert sind.

Online-Support für Office 365

Der einfachste Weg, das Support Online-Angebot zu präsentieren, besteht darin, die beliebtesten Anwendungen aus der Office 365-Suite zusammen mit Informationen darüber vorzustellen, welche Aktivitäten wir während ihrer Implementierung durchführen können. Nicht jeder weiß es, aber die Implementierung von Office 365 / Microsoft365 erfordert die Arbeit eines erfahrenen Ingenieurs, für den IT-Beratung eine Routineaufgabe ist. Bitte beachten Sie, dass die folgende Liste nur die beliebtesten Office 365-Anwendungen enthält, wir haben den Rest und die unserer Meinung nach weniger wichtigen weggelassen.

Exchange Online

Exchange Online ist professionelle elektronische Post. Sehr oft starten Unternehmer ihr Abenteuer mit Microsoft 365 gerade aus dieser Anwendung heraus, da sie für die meisten Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist und zudem die Liste ihrer Vorteile extrem lang ist:

  • Zuverlässigkeit – Support Online als Unternehmen, für das IT-Service die Nummer 1 ist und das alle gängigen E-Mail-Systeme bestens kennt, kann bestätigen, dass Exchange Online hier einfach konkurrenzlos ist;
  • Hervorragender Anti-Spam-Filter –ähnlich wie hier bestätigen wir, dass der oben genannte Filter erstklassig ist;
  • Synchronisation auf mehreren Geräten – Ihre Post ist immer griffbereit;
  • Gemeinsame Kalender – ein Detail, ohne das man nur schwer leben kann;
  • Hohes Sicherheitsniveau – es geht darum, den Zugriff jedes Benutzers sowie das gesamte Unternehmenskonto zu sichern.  

Bei der Implementierung von Office365 ist Support Online in erster Linie die Migration von Mail auf Office 365, genauer gesagt die Übertragung elektronischer Nachrichten von den Servern des alten Anbieters zu Exchange Online. Die meisten Unternehmen entscheiden sich für die Option, alle ihre E-Mails zu verschieben, dann sind „alte“ E-Mails ab dem ersten Tag des Betriebs im Office 365-Dienst verfügbar. Dies ist ein kritischer Prozess, da keine E-Mail verloren gehen kann und gleichzeitig die E-Mail-Migration selbst die Arbeit des Unternehmens nicht stoppen kann und im Hintergrund durchgeführt werden muss. 

SharePoint Online

SharePoint Online ist das klassische Datei-Repository, das die meisten Unternehmen zum Speichern von Dokumenten verwenden. Der Unterschied besteht darin, dass die Daten auf den Servern von Microsoft gespeichert werden. Der Service hat keine revolutionären Funktionen, sondern enthält einfach alles, was für das Funktionieren des Unternehmens notwendig ist:

  • Erstellen eines Verzeichnisbaums,
  • Benutzern Berechtigungen erteilen,
  • Zugriff auf mobilen Geräten,
  • Sehr schnelle Dateisuche, auch für sehr umfangreiche Repositories,
  • Versionierung und die Möglichkeit, die vorherige Version der Datei wiederherzustellen usw.   

Auch der wirtschaftliche Aspekt ist wichtig – viele Unternehmer entscheiden sich für SharePoint Online, dank dem sie komplett auf Hardware verzichten, also ihr Unternehmen in die Cloud migrieren können.

Während der Implementierung von Office 365 / Microsoft 365 konzentriert sich Support Online hauptsächlich auf die Datenmigration nach SharePoint Online. Und auch hier müssen wir größte Sorgfalt walten lassen, keine Akte darf verloren gehen. Außerdem erstellen wir die Verzeichnisstruktur selbst nach Kundenwunsch und vergeben dann die entsprechenden Berechtigungen..

Microsoft 365 dla firm
Office 365 für Unternehmen

Teams

Microsoft Teams wird von vielen Nutzern als „Advanced Skype“ bezeichnet, also als Tool für Online-Meetings und Videokonferenzen. Dies ist eine häufig verwendete Vereinfachung, die langsam der Vergangenheit angehört. Da Remote-Arbeit immer beliebter wird, wird Teams immer mehr zu einem Team-Collaboration-Tool, und Unternehmen nutzen es in vielen Aspekten ihres Geschäfts. Wenn wir die Funktionsweise dieser Anwendung bei unseren Kunden beobachten, können wir über drei nicht offensichtliche und wichtige Verwendungsmöglichkeiten schreiben::

1. Projektleitung und -überwachung.. Eine der Funktionen von Teams ist das Erstellen von Teams, in denen eine ausgewählte Gruppe von Benutzern ein Schwarzes Brett betreiben kann, an dem alle Informationen, E-Mails und Dokumente zu einem bestimmten Projekt gesammelt werden. Der große Vorteil dieser Art der Datenorganisation ist ihre Anordnung, dank derer Sie die für Sie interessanten Informationen sehr schnell finden können, was beispielsweise bei der „Suche per E-Mail“ viel mehr Zeit in Anspruch nimmt. Für Manager wird Teams dann zum Projektsteuerungstool.

2. E-Mail-Ersatz.. . E-Mails werden uns vielleicht noch viele Jahre begleiten, aber ihre Popularität nimmt ab, was Teil Teams zu verdanken ist. Der in die Anwendung eingebaute Messenger entwickelt sich immer mehr zu einem Tool für den schnellen Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern, da er einfach schneller und bequemer ist als E-Mail.

3. Organisation von Dokumenten und Akten im Unternehmen.. Viele Organisationen verwenden Teams als Dateirepository. Das liegt vor allem an der Verfügbarkeit von Funktionen, die klassischen Servern oder File-Repositories fehlen. Es geht hauptsächlich um:

  • Die Möglichkeit, Dokumente chronologisch auf dem Schwarzen Brett anzuordnen und sie in einer Weise zu verwalten, die an sehr beliebte Mindmaps erinnert,
  • Dokumentversionierung,
  • Schnelles und einfaches Teilen von Dateien außerhalb der Organisation,
  • Führen von Diskussionen in Form eines Chats;

Für Kunden, die an der Arbeit mit Teams interessiert sind, organisieren wir normalerweise Schulungen, in denen wir an unserem eigenen Beispiel zeigen, wie man effektiv damit arbeitet. Wir glauben, dass der beste IT-Service derjenige ist, der auf praktischer Erfahrung basiert.

Office 365-Lizenz für Unternehmen– welche Lizenz wählen? Ein kurzer Trader’s Guide

Office 365/Microsoft 365 ist ein Abonnementdienst, und die jährliche Abonnementoption ist die häufigste Wahl. Es gibt viele Arten von Lizenzen, aber in der Praxis entscheiden sich die meisten kleinen und mittleren Unternehmen für eine der drei oben genannten Lizenzen. Sie alle gehören zur Office 365 Business Familie, die jetzt als Microsoft 365 Business-Pläne bezeichnet wird. Erwähnenswert ist, dass es im Microsoft 365-Dienst auch Pläne für Unternehmen gibt, wie z.B. Microsoft 365 F1, Microsoft 365 F3, Microsoft 365 E3, Microsoft 365 E5 – diese Lizenzen werden am häufigsten von großen Unternehmen verwendet.  

Der Benutzerfreundlichkeit halber werden wir sowohl alte als auch neue Namen verwenden, die vom Hersteller im Jahr 2021 eingeführt wurden.

1. Exchange Online P1 oder P2 und Kiosk

Diese Lizenz beinhaltet nur eine Anwendung: Exchange Online, also den Zugriff auf E-Mail. Wir haben hier auch eine Version der Lizenz namens Kiosk oder „stark reduziertes“ Exchange Online zu einem sehr attraktiven Preis. Viele Unternehmer wählen die Kiosk-Lizenz für Mitarbeiter, die nur ein Postfach und eine geschäftliche E-Mail-Adresse benötigen.

2. Microsoft 365 Business Basic (früher: Office 365 Business Essentials)

Hier haben wir neben Exchange Online auch Zugriff auf viele Anwendungen, die Office 365 for Business so populär gemacht haben. Dies sind u.a. Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive mit einer Kapazität von 1 TB, Browserversionen der Programme: Word, Excel, PowerPoint.

3. Microsoft 365 Business Standard (ehemals Office 365 Business Premium)

Diese Lizenz umfasst alle für Microsoft 365 Business Basic verfügbaren Anwendungen und erlaubt Ihnen auch, Office-Anwendungen auf dem Gerät zu installieren, d.h. in der Praxis handelt es sich um eine klassische Office-Suite, die Word, Excel oder Power Point enthält.

In der Familie der Microsoft 365 Business-Pläne haben wir auch zwei weitere Lizenzen: Microsoft 365 Apps for Business und Microsoft 365 Business Premium, deren Popularität viel geringer ist als die der drei oben genannten Hauptpläne.

Warum Online-Support wählen?  Wir bieten an:

  • Effiziente Implementierung des Office 365 / Microsoft 365-Dienstes, den wir in über 200 Unternehmen eingeführt haben, darunter börsennotierte Unternehmen und internationale Konzerne;
  • Migration von E-Mails zu Exchange Online mit der Garantie, dass keine Nachricht verloren gehen kann;
  • Integration von Microsoft (Office) 365 mit Active Directory;
  • IT-Unterstützung sowohl bei der Planung als auch bei der Inbetriebnahme Anwendungen aus der Office 365-Familie für Unternehmen. Wir haben vielen Unternehmen geholfen, die Frage zu beantworten, ob die Cloud für Unternehmen die richtige Lösung für sie ist;
  • Beratung bei der Auswahl der besten Tools zur Datensicherung von Office 365 (eines unserer Unternehmen ist spezialisiert auf das Thema „Office 365 Backup“). Es geht in erster Linie um die systematische Sicherung von Microsoft 365-Daten, unter anderem für Exchange Online, SharePoint, Onedrive for Business und Microsoft Teams. Häufig gewählte Lösungen sind: Veeam Backup Office 365 (Veeam Backup Microsoft 365) und Nakivo Backup for Microsoft 365;
  • Helpdesk-Service, mit dem Sie die Lösung von Problemen im Zusammenhang mit der Microsoft-Cloud beschleunigen können, die in den ersten Wochen ihres Betriebs auftreten;
  • Office 365 / Microsoft 365 Management Aktuell betreuen wir Microsofts Cloud in über 100 Unternehmen im Rahmen umfassender IT-Services (IT-Outsourcing für Unternehmen). Die Office 365-Verwaltung ist eine führende Spezialisierung vieler unserer Ingenieure;
  • Beratungen, wie man am besten für die Sicherheit von Daten sorgt, die im Microsoft 365-Dienst gesammelt werden (Cloud-Lösungen haben es leider an sich, dass sie viel anfälliger für Hackerangriffe sind). Wir haben umfangreiche Erfahrung in Themen wie: Multi-Factor Authentication, oft abgekürzt als Microsofts MFA, Einführung und Implementierung von Sicherheit in großen Organisationen usw.;
  • Wir bieten Lizenzen zu wettbewerbsfähigen Preisen;

Wenn Sie an Themen wie: Office 365 Einführung, Migration zu Office 365, Exchange Online Einführung, Office 365 Administration oder Office 365 Backup interessiert sind oder einfach nur mehr erfahren möchten, ob die Microsoft Cloud die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist, dann wenden Sie sich bitte an Online-Support.